Yeni bir ERP mi almalıyım, yoksa elimdekini mi düzeltmeliyim?
Çoğu firmada sorun ERP'nin kendisi değil, ERP'ye veri girilmemesidir. Yeni ERP almadan önce şunu ölçün: mevcut sistemde eksik olan modül mü, yoksa sahadan gelmeyen veri mi? Eksik olan veriyse yeni ERP de aynı sonucu verir. Modülse çoğu zaman mevcut ERP'nin yanına eksik parçayı eklemek, ERP'yi komple değiştirmekten hem ucuz hem hızlıdır.
Önce şu ayrımı yapın: yazılım sorunu mu, veri sorunu mu?
Bize gelen firmaların büyük kısmı “ERP'miz işe yaramıyor” diye başlıyor. Sisteme baktığımızda çoğu zaman ERP'nin kendisi sağlam çalışıyor; içine üretim, fire, duruş ve sarf verisi girilmiyor. Sahadan veri gelmediği için maliyet raporu boş, stok gerçekle tutmuyor, planlama tahmine dayanıyor.
Bu durumda yeni bir ERP almak sorunu çözmez, sadece aynı boşluğu yeni bir ekranda gösterir. Yatırım yapılır, altı ay sonra aynı cümle kurulur.
Ayrımı yapmanın en hızlı yolu şu: geçen ayın gerçek üretim adedini, fire oranını ve tezgah duruş saatini ERP'den tek tuşla çıkarabiliyor musunuz? Çıkaramıyorsanız sorun büyük ihtimalle yazılımda değil, kaydın hiç oluşmamasında.
- ERP'de olan ama kullanılmayan modül var mı? → eğitim ve ekran sadeleştirme sorunu
- ERP'de hiç olmayan ekran var mı? → ek modül ya da özel geliştirme sorunu
- Veri var ama güvenilmiyor mu? → giriş disiplini ve doğrulama sorunu
- Veri hiç yok mu? → saha kaydı (terminal, barkod, mobil) sorunu
Yeni ERP gerçekten gerekliyse bunlar doğrudur
Bazı durumlarda değişim kaçınılmazdır ve bunu açıkça söylemek gerekir. Aşağıdaki maddelerden üç tanesi sizde geçerliyse yeni sistem konuşulabilir.
- Mevcut yazılımın üreticisi desteği kesmiş ya da firma kapanmış
- Sürüm o kadar eski ki e-fatura / e-irsaliye mevzuatına uyum sağlanamıyor
- Kaynak koda ve veritabanına erişim yok, hiçbir geliştirme yapılamıyor
- Kullanıcı sayısı büyüdü, lisans maliyeti yeni sistemin toplam maliyetini geçti
- Şirket yapısı değişti (yeni fabrika, yeni tüzel kişilik, ihracat) ve mevcut kurgu taşımıyor
Değiştirmenin görünmeyen maliyeti
ERP değişiminde fatura sadece lisans değildir. Asıl maliyet, altı ay boyunca iki sistemi birden yaşatmak, geçmiş veriyi taşımak ve ekibin yeniden öğrenmesidir. Bu üç kalem çoğu projede lisans bedelinin üzerine çıkar.
| Kalem | Genellikle konuşulan | Gerçekte çıkan |
|---|---|---|
| Lisans / abonelik | Teklifte yazar | Teklifte yazar |
| Veri taşıma | “Aktarırız” | Cari, stok, açık sipariş ve geçmiş hareket ayrı ayrı temizlenir |
| Paralel çalışma | Konuşulmaz | 1–3 ay iki sisteme birden kayıt |
| Eğitim ve alışma | Birkaç gün | Kullanıcı başına haftalar, verim ilk ay düşer |
| Özelleştirme | “Standartta var” | Her firmanın istisnası vardır, sonradan çıkar |
Üçüncü bir yol: ERP'yi değiştirmeden eksiği tamamlamak
Bir ERP'yi değiştirmek zorunda kalmadan da rapor alınabilir hale gelinir. Mevcut ERP muhasebe, stok ve cari tarafında iyi çalışıyor ama üretim tarafını görmüyorsa, eksik olan parçayı yanına kurmak ve iki tarafı birbirine bağlamak çoğu zaman en ucuz ve en hızlı çözümdür.
Bu yolda ERP'nizin çekirdeğine dokunulmaz. Sahada olan biten kayıt altına alınır, kurallı biçimde ERP'ye yazılır, her gün iki tarafın rakamı karşılaştırılır. Uymayan kalem varsa rapor değil, uyuşmazlık listesi çıkar.
Peki vRobot bunu nasıl yapıyor?
vRobot bir ERP değil, ERP'nizin yanında çalışan bir katmandır. Önce mevcut sisteminizi ve nasıl çalıştığınızı okur; hangi verinin hiç oluşmadığını, hangisinin oluşup kullanılmadığını çıkarır. Ondan sonra eksik ekranı sizin işleyişinize göre yazar.
Karar sizindir: sonuç “ERP'nizi değiştirmenize gerek yok” da olabilir, “bu sürümle devam edilmez” de. İkisini de yazılı söyleriz; elimizde satacak bir ERP lisansı olmadığı için tarafsız konuşabiliyoruz.
Sık sorulanlar
Mevcut ERP'mizin markasını söylersem yapılabilir mi diye bakar mısınız?
Bakarız. Belirleyici olan markadan çok, sisteme veri yazmak için açık bir kapı olup olmadığıdır: hazır servis, ara tablo ya da veritabanı erişimi. Üçünden biri varsa yol var demektir. Hiçbiri yoksa bunu baştan söyleriz, çünkü sonradan çıkması herkes için pahalıdır.
Karar vermemiz ne kadar sürer?
Keşif görüşmesi bir saat, sistem incelemesi genelde birkaç gündür. Sonunda elinizde yazılı bir durum tespiti olur: neyin eksik olduğu, hangi yolun mümkün olduğu, hangisinin olmadığı.
Yeni ERP almaya karar verirsek bize ERP satar mısınız?
Hayır, ERP lisansı ya da bayilik satmıyoruz. Seçim sürecinde yanınızda olabiliriz: ihtiyaç listesini çıkarır, tekliflerdeki kapsamı karşılaştırır, kritik soruları sorarız.
Bunu okuyanlar şunu da sordu
Bu soruyu sizin işiniz üzerinden konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir, bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabileni ve yapılamayanı açıkça söyleriz.