Şirkete Özel ERP: yazılıma uymak yerine yazılımı şirkete uydurmak
Şirkete özel ERP arayan çoğu yönetici paket programdan memnun olmadığı için değil, paketin kendi işine benzemediği için arıyor. Ekranda kullanılmayan kırk alan var, asıl gereken üç alan yok. vRobot bu işi tersinden kurar: önce sizin kayıtlarınızı okur, işi nasıl yaptığınızı öğrenir, ekranı ona göre açar. Mevcut ERP'niz de yerinde kalabilir.
Tanıdık geldi mi?
- Paket programda bizim işimizde olmayan alanlar zorunlu, olan alanlar yok.
- İstediğimiz rapor için "özel geliştirme" teklifi geliyor, fiyat ve süre işten büyük.
- Fason iş, müşteri malı ya da fire iadesi gibi kendi istisnalarımız sisteme girmiyor, Excel'de duruyor.
- Bir kuralı bir kez anlattık, altı ay sonra aynı soruyu tekrar soruyorlar.
- Yıllık bakım bedeli ödüyoruz ama isteğimiz sıraya giriyor, sürüm bekliyoruz.
Paket program ile özel kurulum arasındaki gerçek fark
Fark modül sayısında değil, istisnalarda. Her şirketin işleyişinin yüzde sekseni birbirine benzer; paket program o kısmı iyi yapar. Şirketi ayıran, geri kalan yüzde yirmidir ve rekabet gücü tam olarak orada durur.
Paket programda istisna
Ya sisteme hiç girilmez ve Excel'de yaşar, ya da özel geliştirme olarak fiyatlanır. Her sürüm geçişinde o geliştirmenin yeniden test edilmesi gerekir.
Özel kurulumda istisna
Bir kez anlatılır, tanımlanır, biter. Sistemin kendi parçasıdır; sürüm geçişi diye bir başlık yoktur, kural değişince kural güncellenir.
Paket programda rapor
Hazır rapor listesinden seçilir. Listede yoksa danışman günlüğü ile yazdırılır, çoğu firma bu yüzden raporu Excel'de elle birleştirir.
Özel kurulumda rapor
Rapor konuşularak kurulur. "Şu sütunu da ekle, şu tarihe göre süz" denildiğinde işlem sürüm beklemez.
Bu yaklaşımın çalıştığı yerlerden örnekler
Aşağıdakiler gerçekten kurulmuş ekranlardır. Firma adları, müşterilerimizin izni olmadığı için yazılmamıştır; işin kendisi olduğu gibi anlatılmıştır.
Pres ve metal işleme fabrikası
Satın alma, üretim, stok, kalite, bakım, personel ve finans tarafı tek kurulumda toplandı. Fason işte müşteri malı ve fire ayrı statü olarak tanımlandı; fason faturası yalnız işçilikten kesiliyor, fire bedelsiz iade ediliyor. Bu ayrım paket programda yoktu, işin kuralıydı.
Havacılık parça üreticisi
Teklif tarafı altmış üç sütunlu kendi Excel şablonlarından okunarak ekrana taşındı. Ayrıca darboğaz analizi kuruldu: hangi tezgâhta kaç haftalık iş biriktiği, açık sipariş adedi ile o parçanın geçmiş medyan süresi çarpılarak hesaplanıyor. Teorik vardiya değil, o tezgâhta fiilen çalışılmış süre kapasite kabul ediliyor.
Personel devam kontrolü
Geç giriş, erken çıkış ve genel eksik çalışma için üç ayrı tolerans tanımlandı. Tolerans kayda işlenmiyor, rapor alınırken uygulanıyor; eşik değişince dosyanın yeniden yüklenmesi gerekmiyor. Bu ayrıntıyı kullanan firma söyledi, biz de öyle kurduk.
Fason üretim ve saha işleri
Karekod okutarak iş takibi, sahada doldurulan denetim listesinden imzalı PDF üretimi ve otomatik e-posta gönderimi. Her biri farklı sektörde, aynı yaklaşımla kuruldu.
Nasıl ilerliyoruz
Verinizi okuyoruz
Sipariş listesi, üretim kaydı, teklif şablonu, puantaj çıktısı, stok dökümü. Ne varsa. Sunum yapmadan önce sizin kayıtlarınıza bakıyoruz; işin gerçeği orada yazıyor.
En çok kanayan yeri seçiyoruz
Hepsini birden değil. Hangi iş en çok vakit yiyorsa ya da hangi rakama güvenilmiyorsa oradan başlıyoruz. İlk ekran hızlı çıksın ki karşılığı erken görülsün.
Kuruyoruz ve kullandırıyoruz
Ekran açılır, gerçek veriyle çalışır. Demo verisiyle değil. Yanlış bir şey varsa ilk günlerde ortaya çıkar; altı ay sonra değil.
Öğrendiğini kalıcı yapıyoruz
Her kural, her istisna, her tanım kayda geçer. Aynı soru bir daha sorulmaz. Şirketi tanıyan taraf, personel değiştiğinde de yerinde kalır.
Genişletiyoruz
Bir ekran oturunca sırada ne varsa ona geçiyoruz. Kapsam baştan sözleşmeye çakılmıyor, işin gidişine göre büyüyor.
Neyi yapmıyoruz
Söylemediğimiz şeyleri de yazalım, sonradan sürpriz olmasın.
- Donanım satmıyoruz. Terminal, okuyucu ya da etiket gerekiyorsa hangisinin gerektiğini söyleriz, satışını yapmayız.
- Kullanıcı sayısı üzerinden ceza kesmiyoruz; kurulum bütün olarak yapılır, başlangıçta sınırlı olan tek şey kullanıcı sayısıdır.
- Verinizi dışarı taşımıyoruz. Okuma yapılır, yazma yetkisi sizde kalır; onayınız olmadan kayıt değişmez.
- Tutturamayacağımız süre sözü vermiyoruz. Bir iş uzayacaksa uzayacağını baştan söyleriz.
Sık sorulanlar
Şirkete özel ERP ile paket ERP arasındaki fark nedir?
Paket ERP hazır bir iş yapış şeklini getirir; siz ona uyarsınız. Şirkete özel ERP sizin hâlihazırdaki işleyişinizi öğrenir ve ekranı ona göre kurar. Fark en çok istisnalarda görülür: fason iş, müşteri malı, fire iadesi, iki farklı parça numarası düzeni, kişiye göre değişen vardiya. Paket programda bunlar "bizde öyle çalışmıyor" cevabıyla karşılanır; özel kurulumda tanımlanır ve biter.
Mevcut ERP'mizi atmamız mı gerekiyor?
Hayır, çoğu kurulumda gerekmiyor. Mevcut ERP'niz yerinde kalır; muhasebe ve resmî kayıt orada döner. Eksik olan taraf, yani üretim takibi, teklif, bakım, kalite, puantaj ya da özel rapor onun yanına kurulur ve veri iki yönde akar. ERP değiştirme projesi aylar sürer ve risklidir; eksik ekranı tamamlamak haftalar sürer.
Ne kadar sürede kullanılır hâle gelir?
İlk çalışan ekran genellikle günler içinde çıkar, tam kapsam işin büyüklüğüne bağlıdır. Biz projeyi baştan sona planlayıp altı ay sonra teslim etmiyoruz; en çok kanayan ekranı önce kurar, kullandırır, aldığımız geri bildirimle bir sonrakini yaparız. Böylece yatırımın karşılığı ilk haftalarda görülür, yanlış giden bir şey varsa altı ay sonra değil üçüncü gün anlaşılır.
Yazılımı biz istediğimizde değiştirebilir miyiz?
Değişiklik talebi sürüm beklemez. Yeni bir kural çıktığında, sahadan bir istisna geldiğinde ya da rapora bir sütun eklenmesi gerektiğinde bunu anlatmanız yeterlidir. Talep sıraya değil işe girer. Paket yazılımda aynı talep "bir sonraki sürümde değerlendirilecek" diye kayda geçer.
Veriler nerede duruyor?
Kurulum kendi sunucunuzda yapılabilir; o durumda veritabanı sizin makinenizde durur ve dışarı çıkmaz. Bulut tercih edilirse veri yine size aittir, tam yedeğini istediğiniz an alabilirsiniz. Veri sahipliği ve dışa aktarım hakkı sözleşmede yazılı yer alır.
Özel yazılım pahalı değil mi?
Karşılaştırma çoğu zaman yanlış kurulur. Paket ERP'de lisans bedeline ek olarak kullanıcı başına yıllık bakım, danışman günlüğü, eksik ekran için ayrıca ödenen özel geliştirme ve Excel'de geçen personel saatleri vardır. Özel kurulumda bu kalemlerin çoğu yoktur, buna karşılık işi yapan tarafla doğrudan çalışırsınız. Doğru soru "hangisi ucuz" değil, "üç yıl sonunda toplamda ne ödedik ve karşılığında hangi ekranlar var" sorusudur.
Bizim sektörümüzü tanımıyorsanız ne olacak?
Tanımadan başlıyoruz, öğrenerek devam ediyoruz. Kurulumun ilk işi sizin verinizi okumaktır: sipariş dosyanız, üretim kaydınız, teklif şablonunuz, puantaj çıktınız. Sektör bilgisi kitaptan değil sizin kayıtlarınızdan geliyor. Bugüne kadar metal işleme, pres, havacılık parça imalatı, fason tekstil, oto servis, diş kliniği ve perakende tarafında kurulum yaptık; her birinde işin kuralını o firmadaki kişiler öğretti.
İlgili çözümler
Önce sizin verinize bakalım
Bir sipariş listesi, bir üretim kaydı ya da bir teklif şablonu yeterli. İlk görüşmede sunum yapmıyoruz; ne yapılabileceğini kendi rakamlarınız üzerinden konuşuyoruz.
Görüşme talebi bırakın