Bakım Takip Programı: plan Excel'de, tarih sürekli kaçıyor
Bakım takip programı arayan çoğu fabrikada plan aslında vardır: bir Excel dosyasında, bakım şefinin bilgisayarında durur. Sorun planın yokluğu değil, o dosyayı kimsenin açmaması ve tarih geçtiğinde kimseye haber gitmemesidir. vRobot bakım modülü planı makinenin kendisine bağlar, takip etmeyi insanın hafızasına bırakmaz. Aşağıda ne yaptığını, neyi yapmadığını ve sahada nasıl kullanıldığını anlattık.
Tanıdık geldi mi?
- Bakım tarihi geldi mi geçti mi kimse bilmiyor; genellikle makine durunca hatırlıyoruz.
- Periyodik bakım planı Excel'de duruyor ama o dosyayı ayda bir açan yok.
- Bakım hep hattın en yoğun haftasına denk geliyor, biz de erteliyoruz; erteleme kaydı da tutulmuyor.
- Bakım günü geldiğinde yedek parçanın bittiği anlaşılıyor, iş yarım kalıyor.
İşin iç yüzü
Makinenin kartı ve geçmişi tek yerde toplanır
Her makinenin kendi kartı olur: kodu, seri numarası, bulunduğu hat, sorumlusu, devreye alma ve garanti tarihi. Kartın altında o makineye yapılmış bütün bakımlar, arızalar ve değişen parçalar tarih sırasıyla durur. Yeni gelen bir teknisyen makinenin geçmişini kimseye sormadan görür; bilgi tek kişinin aklında kalmaz.
Periyot üç ayrı şekilde tanımlanır: takvim, sayaç, çalışma saati
Her bakım aynı mantıkla gelmez. Kompresör filtresi takvime göre üç ayda bir, pres yağı 500 çalışma saatinde bir, kesim bıçağı ise belirli vuruş sayısında değişir. Program bu üçünü ayrı ayrı izler; sayaç ve çalışma saati değeri ya vardiya sonunda elle girilir ya da ERP'deki üretim miktarından okunur.
Bakım, o hattın en boş haftasına planlanır
Takvimin tek başına dolması işe yaramıyor; asıl mesele bakımın üretimi durdurmamasıdır. vRobot, yaklaşan bakımı üretim planıyla karşılaştırır ve o makinede iş olmayan günleri gösterir. Bakım şefi tarihi kendi belirlediği tolerans aralığında kaydırabilir; dolu bir güne çekerse sistem çakışmayı uyarır. Böylece bakım, ertelenerek değil yer değiştirerek yapılır.
Kayıt kontrol listesiyle tutulur, imza ve fotoğrafla kapanır
Teknisyen sadece yapıldı demez; o bakım tipine bağlı kontrol listesindeki maddeleri tek tek işaretler. Uygunsuz çıkan bir madde otomatik olarak arıza kaydına ya da takip işine dönüşür, listenin dibinde kaybolmaz. Kayıt fotoğraf ve imzayla kapandığı için sonradan bu bakım gerçekten yapıldı mı tartışması olmaz; denetimde gösterilecek belge de budur.
ERP tarafında ne oluyor
Bakımda kullanılan yedek parça, kayıt kapandığında stoktan düşülür; ambar sayımı ile bakım kayıtları arasında açık kalmaz. Harcanan parça ve işçilik süresi makinenin kartına maliyet olarak yazılır, yıl sonunda hangi makineye ne harcandığı ayrı bir çalışma gerektirmez. Bakım bir duruşa ya da iş emrine bağlıysa onunla ilişkilendirilir. Logo, Netsis veya Dynamics NAV/Business Central tarafında bu hareketler sizin kullandığınız ambar ve hesap yapısına göre oluşur.
Nasıl çalışıyoruz
Makine listesi alınır
Elinizdeki makine listesini Excel olarak alıp sisteme aktarıyoruz; ERP'nizde demirbaş kartları tanımlıysa listeyi oradan da okuyabiliyoruz. Sıfırdan liste yazma işi size kalmıyor.
Bakım tipleri ve periyotlar tanımlanır
Mevcut bakım talimatlarınızı ve kontrol listelerinizi sisteme geçiriyoruz; hangi makineye hangi periyotta ne yapılacağını siz söylüyorsunuz. Talimatı biz yazmıyoruz, takibini üstleniyoruz.
Takvim çıkar, sorumluya bildirim gider
Tanımlar bittiğinde yıllık bakım takvimi kendiliğinden oluşur ve üretim planıyla karşılaştırılır. Tarihi yaklaşan iş sorumlusuna bildirim olarak düşer; bildirimin gitmesi kimsenin bir dosyayı açmasına bağlı değildir.
Sahada karekod okutulur
Teknisyen makinenin üzerindeki karekodu telefonuyla okutur, o makinenin bekleyen bakımını ve geçmişini görür. Kontrol listesini doldurur, fotoğraf ekler, kullandığı yedek parçayı işaretler ve harcadığı süreyi girer.
Bakım şefi onaylar
Kapanan kayıt bakım şefinin ekranına düşer; eksik gördüğü işi açıklamasıyla geri gönderebilir. Onaylanan kayıt sonradan değiştirilemez, yalnızca üzerine yeni kayıt eklenir.
Veri ERP'ye akar
Parça tüketimi ve maliyet, onaydan sonra ERP'ye aktarılır. Aktarım öncesinde kontrol ekranı vardır; hatalı bir kayıt ERP'ye sessizce geçmez, önce uyarı olarak önünüze gelir.
Kimler için
- Bakım şefi ve bakım planlama sorumlusu — planı takip edebilmek için ayrıca kendi Excel'ini tutmak zorunda kalanlar.
- Bakım teknisyeni — sahada telefonla kayıt tutan, kâğıt forma ve akşam yazılan deftere dönmek istemeyen ekip.
- Üretim müdürü ve planlamacı — bakımın hangi hafta hangi hattı durduracağını önceden bilmek isteyenler.
- Satın alma ve ambar sorumlusu — yedek parçayı bakım tarihinden önce hazır etmek isteyenler.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Donanım satmıyoruz. El terminali, karekod etiket yazıcısı, sayaç okuma cihazı bizden alınmaz; elinizdeki cihazlarla çalışırız, ihtiyaç olursa uygun modeli söyleriz ama satışını yapmayız.
- Sensör takıp titreşim ya da yağ analiziyle arıza tahmini yapan bir kestirimci bakım sistemi kurmuyoruz. vRobot planlı bakımı ve kayıt disiplinini çözer; makinenin ne zaman bozulacağını önceden söylemeyi vaat etmiyoruz.
- Bakım talimatlarınızı biz yazmıyoruz. Hangi makineye hangi periyotta ne yapılacağı sizin ve makine üreticinizin bilgisidir; biz onu sisteme geçirir, hatırlatır ve kaydını tutarız.
- ERP'nizi değiştirmiyoruz. Logo, Netsis ya da NAV neyse yerinde kalır; vRobot ERP'nin görmediği saha işini kaydeder ve veriyi oraya doğru biçimde akıtır.
- Saha servis firması değiliz; makinenizin bakımını yapan taşeron biz olmayacağız. Küçük ve butik bir ekibiz, bunu saklamıyoruz: aynı anda az sayıda firmayla, araya kimse girmeden doğrudan çalışıyoruz.
Sık sorulanlar
Makine listemizi Excel'den aktarabilir miyiz?
Evet. Makine adı, kodu, yeri ve varsa seri numarasını içeren bir Excel dosyası yeterli; aktarımı kurulum sırasında biz yapıyoruz. ERP'nizde demirbaş kartları tanımlıysa listeyi oradan da alabiliriz; iki listeyi eşleştirip mükerrer kayıtları birlikte ayıklıyoruz.
İnternetin çekmediği hatta çalışır mı?
Çalışır. Saha uygulaması bakım kaydını telefonun içinde tutar, bağlantı geldiğinde sunucuya gönderir. Bodrum katta ya da kapalı bir kabinde tutulan kayıt kaybolmaz; teknisyen henüz gönderilmemiş kayıtları kendi ekranında işaretli görür.
Bakım hatırlatması nasıl geliyor?
Üç kanal var: uygulamanın kendi bildirimi, e-posta ve WhatsApp. Hangi bakım tipinde kaç gün önceden hatırlatılacağını siz belirlersiniz; örneğin yağ değişimi üç gün, yıllık genel bakım iki hafta önceden. Tarih geçtiğinde iş listeden düşmez, gecikmiş olarak görünmeye devam eder ve bir üst sorumluya da yansır.
Kaç kullanıcı kullanabilir?
Teknik bir kullanıcı sınırı koymuyoruz. Doğru kullanım, sahadaki bütün teknisyenlerin kendi hesabıyla girmesidir; kaydı kimin yaptığı bilgisi ancak böyle anlamlı olur. Kullanıcı ve modül kapsamını kurulum görüşmesinde birlikte belirliyoruz, kaç kişi olacağını konuşmadan fiyat söylemiyoruz.
ERP'miz yoksa da kullanılır mı?
Kullanılır. Bakım modülü tek başına çalışır; makine kartı, periyotlar, takvim, kayıtlar ve yedek parça tüketimi kendi içinde tutulur. ERP bağlantısı stok düşümünü ve maliyetin makineye yazılmasını otomatikleştirmek içindir, çalışma şartı değildir. Sonradan Logo, Netsis ya da NAV'a geçerseniz bağlantı o aşamada kurulur.
Yönetici rakamı sormak için sisteme girmek zorunda mı?
Zorunda değil. Köklüce'nin şirkete özel yapay zekâsı ATLAS, izin verilirse vRobot verisine de bağlanır; yönetici WhatsApp'tan yazıp cevabını alır. Sık sorulanlar şunlar: bu ay hangi makinelerin bakımı var, geciken bakım var mı, şu presin son bakımı ne zaman yapıldı, bu makineye bu yıl ne kadar harcadık, en çok parça giden üç makine hangisi, bu hafta hangi bakım üretimle çakışıyor. Bu bir ek imkândır; bakım modülü ATLAS olmadan da eksiksiz çalışır.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →