Sevkiyat ve İrsaliye Programı: araç kapıda bekliyor, belge hazır değil
Sevkiyat ve irsaliye programı ararken çoğu firmanın asıl derdi belge basmak değil, aracın kapıda beklemesidir. vRobot'un sevkiyat modülü sevk emrinden teslim kaydına kadar sahadaki adımları okutarak kayıt altına alır, belgeyi bu kayıttan üretir. Mevcut ERP'nizi değiştirmez; Logo, Netsis veya Dynamics NAV tarafında ne varsa onun üzerine oturur.
Tanıdık geldi mi?
- Araç kapıda bekliyor, irsaliye hâlâ hazır değil; şoför bir saattir sahada.
- Yüklenen miktarla irsaliyedeki miktar tutmuyor, farkı ertesi gün müşteri arayınca öğreniyoruz.
- Hangi müşteriye ne zaman çıkıldığını öğrenmek için depoyu aramak gerekiyor; yazılı kayıt yok.
- Müşteri ambalaj ve parti bilgisini belgede istiyor, bizim çıktımızda o sütun yok.
İşin iç yüzü
Belge yüklemeden sonra yazılıyor, o yüzden araç bekliyor
Çoğu firmada sevk emri ile fiili yükleme arasında bir kayıt yoktur; ne yüklendiği ancak yükleme bittikten sonra kâğıttan ERP'ye elle giriliyor. Aracın kapıda geçirdiği süre tam olarak bu giriş süresidir. Biz önce yüklemeyi okutarak kayıt altına alıyoruz, belge de bu kayıttan üretiliyor; yazım işi yüklemeyle aynı anda bitiyor.
e-İrsaliye tarafında iki nüsha eşit tutulmalı
e-İrsaliye programı arayan firmaların çoğunda ekrandaki belge ile entegratöre giden XML aynı veriden üretilmez ve müşteri sizde görünmeyen bir satırla karşılaşır. Ambalaj, parti ve sipariş numarası gibi ek sütunlar belgenin doğru alanına taşınmalı; aksi hâlde bilgi ya kayboluyor ya da not alanına sıkışıyor. Yanıt, iptal ve iade senaryolarında belgenin hangi durumda olduğu sevkiyat kaydının üzerinde görünür.
ERP tarafında ne değişir, ne değişmez
Sevkiyat kaydı ERP'ye stok çıkışı olarak düşer, faturaya dönüşüm bugün nasıl yürüyorsa aynı şekilde yürür. İrsaliyenin muhasebeye ne zaman ve nasıl yansıdığı sizin ERP kurulumunuza bağlıdır; bunu devreye almadan önce kendi sisteminizde birlikte doğrularız. Hesap planınız ve resmî belge akışınız bizim yüzümüzden değişmez.
Kısmi sevkiyatta kalan miktar kaybolur
Siparişin bir kısmı çıktığında kalan miktar çoğu zaman kimsenin defterinde durmaz; müşteri sorunca sipariş satırına geri dönmek gerekir. Sevkiyat kaydı sipariş satırına bağlı tutulduğunda çıkan, kalan ve iptal edilen miktar aynı ekranda görünür. Aynı siparişten kaç kez çıkıldığı da geçmişte kalır.
Günlük sevkiyat listesi ve araç doluluğu
Sabah hangi araca ne yükleneceği genelde bir Excel dosyasında ya da depo şefinin aklındadır. vRobot günün sevk emirlerini müşteri, bölge ve araç kırılımında tek listede toplar; yüklenen ağırlık ve palet sayısı üzerinden aracın ne kadar dolduğunu gösterir. Rotayı hangi sırayla dolaşacağınıza yine siz karar verirsiniz, biz kaydını tutarız.
Nasıl çalışıyoruz
Sevk emri
Sipariş ya da üretim tarafından gelen sevk emri; müşteri, adres, miktar ve istenen çıkış tarihiyle listeye düşer. Emir ERP'den okunabilir veya vRobot içinde açılabilir.
Toplama
Depo personeli emri telefon ya da el terminali ekranından görür, ürünü raftan alırken okutur. Yanlış ürün okutulduğunda uyarı ekranda çıkar; hatanın kâğıt üzerinde fark edilmesi beklenmez.
Yükleme kontrolü
Araca giren her koli, palet veya rulo okutulur. Sistem yüklenen miktarı sevk emriyle karşılaştırır; eksik ya da fazla varsa araç kapıdan çıkmadan görünür.
Belge
İrsaliye, okutulan fiili miktardan üretilir. Ambalaj, parti ve sipariş bilgisi belgenin ilgili alanına taşınır; e-İrsaliye kullanıyorsanız aynı veri mevcut entegratörünüze gider, ekran nüshası ile gönderilen nüsha aynı kaynaktan gelir.
Çıkış
Araç plakası, şoför ve çıkış saati kayda geçer. O gün hangi müşteriye ne zaman çıkıldığı bu andan itibaren kimseye sorulmadan görülebilir.
Teslim kaydı
Teslimde alıcı adı, saat, telefondan alınan imza ve varsa fotoğraf sevkiyat kaydına eklenir. Eksik teslim veya iade aynı kaydın üzerine işlenir, ayrı bir deftere yazılmaz.
Kimler için
- Günde birden fazla araç çıkaran, ürünü parti veya ambalaj bazında takip etmek zorunda olan imalatçılar.
- e-İrsaliyeye geçmiş ya da geçiş sınırına yaklaşan, belge tarafını sahayla aynı veriden beslemek isteyen firmalar.
- Sevkiyat kaydı ERP'de duran ama sahada Excel ve telefonla yürüyen mali işler ve lojistik yöneticileri.
- ERP'sini değiştirmek istemeyen, yalnızca sevkiyat ve irsaliye tarafını düzeltmek isteyen şirketler.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Rota optimizasyonu ve araç takip (GPS) ürünü satmıyoruz. Günlük sevkiyat listesini ve araç doluluğunu gösteririz; hangi adrese hangi sırayla gidileceğine siz karar verirsiniz.
- Donanım satmıyoruz. El terminali, barkod yazıcı veya RFID okuyucu bizden alınmaz; elinizdekiyle çalışırız, yeni alacaksanız uygun modeli söyleriz ama satışına girmeyiz.
- e-İrsaliye entegratörü değiliz. Belgeyi GİB'e biz göndermiyoruz; veriyi hazırlayıp mevcut entegratörünüze aktarırız, o sözleşme sizinle onun arasında kalır.
- ERP'nizi değiştirmiyoruz. Hesap planınıza, fatura serilerinize ve resmî belge düzeninize dokunmayız; vRobot bu yapının önünde çalışan saha katmanıdır.
- Nakliye fiyatlandırması, navlun sözleşmesi ve taşıyıcı ihalesi kapsamımızda değil. Bu işler için elimizde bir modül yok, varmış gibi de anlatmıyoruz.
Sık sorulanlar
e-İrsaliye entegratörümüzle çalışır mı?
Çalışır. vRobot belgeyi kendi göndermez; sevkiyat kaydından ürettiği veriyi sizin kullandığınız entegratörün arayüzüne aktarır. Kurulumda entegratörünüzün alan yapısına göre eşleme yapılır, ambalaj gibi ek sütunlar da bu eşlemede tanımlanır. Entegratör değiştirirseniz eşleme güncellenir, sevkiyat akışınız aynı kalır.
Yükleme kontrolü zorunlu mu?
Zorunlu değil, ayarla açılıp kapanır. Bazı firmalar yalnızca sevk emri ve belge tarafını kullanır, okutmayı hiç açmaz. Ancak yüklenen ile irsaliyedeki miktarın tutmaması sorununu çözen adım budur; bu şikâyetiniz varsa açmanızı öneririz.
Teslim imzası telefondan alınabilir mi?
Alınabilir. Şoför teslimde alıcı adını girer, ekrandan imza alır, isterse yükün fotoğrafını ekler; kayıt sevkiyatın üzerine işlenir. Bu kayıt, teslimin kim tarafından ve saat kaçta alındığının kanıtıdır; ıslak imzalı resmî belgenin yerine geçtiği iddiasında değiliz.
Kısmi sevkiyatta kalan miktar nasıl izlenir?
Her sevkiyat sipariş satırına bağlanır; çıkan miktar düşülür, kalan miktar satırın üzerinde durur. Aynı siparişten ikinci ve üçüncü çıkış yapıldığında hepsi liste hâlinde görünür. Kalan miktar sıfırlanmadan sipariş kendiliğinden kapanmaz, kapatma kararını kullanıcı verir.
Yönetici rakamı ERP'ye girmeden görebilir mi?
Görebilir. Köklüce'nin şirkete özel yapay zekâsı ATLAS vRobot verisine bağlanabilir; bugün kaç sevkiyat çıktı, hangi müşteriye ne gitti gibi sorular WhatsApp üzerinden sorulabilir. Bu bir ek imkândır; sevkiyat modülünün çalışması için gerekli değildir, istemezseniz açılmaz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →