Depo Sayım Programı: sayım günü üretim duruyor, sayım yine de tutmuyor
Depo sayım programı ararken aslında aradığınız şey çoğu zaman sayım listesi değil, sayımdan sonra farkın neden çıktığını açıklayabilmektir. vRobot sayımı sahada okutarak alır, farkı kalem kalem sebebine bağlar, düzeltmeyi onaya bağlar. Dönem sonunda üretimi bir gün durdurmak yerine çevrim sayımıyla haftaya yaymak da mümkündür. Tutmayan sayımların büyük kısmında hata sayan kişide değil, stok akışındadır.
Tanıdık geldi mi?
- Sayım için bir gün üretimi durduruyoruz, yine de akşama kadar bitmiyor.
- Sayım listesi kâğıtta çıkıyor, sonra biri oturup hepsini elle sisteme giriyor.
- Fark çıkıyor ama kimse nedenini bulamıyor; sonunda düzeltme kaydıyla kapatıp geçiyoruz.
- Sayımdan iki hafta sonra stok yine tutmuyor, sayım boşa gitmiş gibi oluyor.
İşin iç yüzü
Geriye tarihli hareketler ve ters kayıtlar
Sayım gününden sonra girilen ama tarihi geriye atılmış bir irsaliye, dün doğru olan bakiyeyi bugün değiştirir. İptal ve ters kayıtlar da çoğu ERP'de iptal edildikleri güne değil, belgenin kendi tarihine düşer. Bu yüzden fark ararken yalnız tarihe değil, kaydın sisteme giriş sırasına da bakarız.
Transferin çıkışı şişirmesi
Depolar arası transfer çoğu sistemde tek satır değil, bir çıkış ve bir giriş olmak üzere iki satır yazar. Tamamlanmamış ya da iki kez girilmiş bir transferde çıkış işlenir, giriş işlenmez; kaynak depo eksilir, hedef depoda karşılığı görünmez. Sayımda karşınıza çıkan burada yok orada fazla tablosu genelde buradan gelir.
İrsaliye ile fatura arasındaki boşluk
Sevk edilen mal irsaliyeyle stoktan düşer, ama fatura kesilmeden mizana yazmaz. Depo miktarı görür, mali işler tutarı görür; ikisi aynı gün aynı rakamı vermez ve bu her zaman hata değil, çoğu zaman zamanlamadır. Farkı tartışmadan önce miktar farkı ile tutar farkını birbirinden ayırıyoruz.
Ölçü birimi katsayısının kartla tutmaması
Kart adet üzerinden, saha koli üzerinden, ERP kilo üzerinden çalışıyorsa aradaki katsayı tek bir yerde yanlış tanımlıysa sayım doğru, stok yanlış çıkar. Bu tip fark hep aynı kalemlerde ve hep aynı oranda tekrar eder; bu da onu bulunabilir kılar. Sayım öncesi birim katsayılarını kart bazında karşılaştırıyoruz.
Kapanmamış üretim ve iş emirleri
Hammaddesi sarf edilmiş ama mamul girişi yapılmamış bir emir, depoda fiziken duran malı sistemde yok gösterir; tersi durumda da olmayan malı var gösterir. Ay sonunda kapanmamış emirler, sayım farkının en sık ve en görünmez kaynaklarından biridir. Sayım listesini almadan önce açık emirleri ve yarı mamul bakiyelerini ayrı bir listede görüyoruz.
Nasıl çalışıyoruz
Sayım türüne karar veriyoruz
Dönem sonunda tam sayım, sürekli akan depoda çevrim (döngüsel) sayım, tek bir şüpheli kalem için nokta sayımı. Çevrim sayımında hareketli ürünler sık, ölü stok seyrek sayılır ve üretimi durdurmak gerekmez.
Kesit alıyoruz
Sayım anında stok bakiyesinin fotoğrafı alınır; o saatten sonraki hareketler ayrı işaretlenir. Depoyu tamamen dondurmak istemiyorsanız sayım sırasındaki sevkiyatlar sayım sonrası hareket olarak ayrı tutulur.
Listeyi bölge ve raf bazında dağıtıyoruz
Sayım tek büyük liste olarak değil, sorumlusuna göre bölünmüş görevler halinde çıkar. Kimin neyi ne zaman saydığı kayıt altındadır.
Sahada okutarak sayıyoruz
Barkod telefondan ya da elinizdeki terminalden okutulur, miktar yerinde girilir; kâğıda yazıp sonra sisteme geçirme adımı tamamen kalkar. Okutulan kalem listede yoksa uygulama uyarır.
Çift körlemesine sayım ve fark eşiği
Kritik bölgelerde iki kişi birbirinin girdiği rakamı görmeden sayar. Belirlediğiniz eşiği aşan farklarda sistem ikinci turu açar ve sayan kişiden sebep kodu ister.
Onay ve düzeltme kaydı
Fark; sebep kodu ve sorumlusuyla birlikte onaya düşer, onaylanmadan ERP'ye tek satır yazılmaz. Düzeltme kaydının hangi tarihe yazılacağı ayrıca sorulur, çünkü bu tarih maliyeti ve kapanan dönemi doğrudan etkiler.
Kimler için
- Dönem sonu sayımı için üretimi bir gün durdurmak zorunda kalan imalatçılar
- Sayım farkını mali müşavire ve yönetime açıklamak durumunda olan mali işler sorumluları
- ERP'si olduğu halde sayımı hâlâ kâğıt ve Excel üzerinden yürüten depo sorumluları
- Hammadde, yarı mamul ve mamulü ayrı ambarlarda tutan, çok raflı depoları olan firmalar
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Donanım satmıyoruz. El terminali, barkod yazıcı ve RFID okuyucu satışı yapmıyoruz; mevcut cihazınızla başlarız, yetersizse hangi özelliklerin gerektiğini söyleriz.
- ERP'nizi değiştirmiyoruz. Logo, Netsis, Dynamics NAV veya Business Central yerine geçmiyoruz; stok kartı, maliyet ve muhasebe fişi ERP'de kalır.
- Farkı kendi kendine kapatan otomatik düzeltme yazmıyoruz. Onaylayan bir kişi olmadan ERP'ye düzeltme kaydı düşmez.
- Sayım personeli sağlamıyoruz. Sayımı sizin ekibiniz yapar; biz akışı, kaydı ve fark analizini kuruyoruz.
- Küçük ve butik bir ekibiz; aynı anda çok sayıda kurulum yürütmüyoruz, işleri sıraya alıp tek tek ilerliyoruz.
Sık sorulanlar
Sayım sırasında sevkiyat yapabilir miyiz?
Yapabilirsiniz, ama iki şartla. Sayım anında kesit alınır ve o saatten sonraki her hareket ayrı işaretlenir; sayılmakta olan bölgeden mal çıkacaksa çıkış sayım kaydına iliştirilir. Tam sayımda en temiz yol depoyu birkaç saat durdurmaktır, çevrim sayımında ise durdurmaya gerek kalmaz.
İki kişi aynı rafı sayabilir mi?
Evet, buna çift körlemesine sayım diyoruz ve kritik bölgelerde öneriyoruz. İkinci sayan kişi birincinin girdiği rakamı görmez; iki sayım tutmazsa raf üçüncü kez sayılır. Bu yöntem, listede yazan rakamı görüp onaylama hatasını büyük ölçüde keser.
Farkı sistem otomatik düzeltir mi?
Hayır. Fark; sebep kodu ve sorumlusuyla birlikte onaya düşer, onaylayan kişi olmadan ERP'ye düzeltme kaydı yazılmaz. Otomatik düzeltmeyi bilinçli olarak koymuyoruz, çünkü farkın sebebini araştırma alışkanlığını ortadan kaldırıyor.
Onaylanan sayım ERP'ye nasıl yazılır?
Sayım, ERP'nizin kendi sayım veya stok düzeltme belgesi olarak yazılır; Logo, Netsis, Dynamics NAV ve Business Central için bağlantı kurabiliyoruz. Hangi ambara, hangi fiş tipine ve hangi tarihe yazılacağı kurulum sırasında birlikte tanımlanır. vRobot ayrı bir stok tutmaz; tek doğru stok ERP'de kalır.
Çevrim sayımı üretimi durdurmadan gerçekten yürür mü?
Yürür, ama plan ister. Kalemler hareket hızına göre gruplanır: hızlı dönenler sık, yavaş dönenler seyrek, ölü stok yılda bir sayılır ve her gün birkaç raf sayılır. Böylece dönem sonundaki tam sayım yükü belirgin biçimde azalır; yine de tam sayım yapıp yapmayacağınıza siz ve mali müşaviriniz karar verir.
Elimizdeki el terminaliyle çalışır mı?
Çoğu durumda evet. Barkod okuyabilen Android cihazlar ve kamerasıyla okutabilen normal akıllı telefonlar çalışır. Donanım satmadığımız için önce elinizdekiyle deneriz; cihaz yetmiyorsa hangi özelliklerin gerektiğini söyleriz, satın alma kararı ve tedariki sizde kalır.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →