Zimmet Takip Programı: personel ayrıldı, telefonu kimde bilmiyoruz
Zimmet takip programı ararken aslında tek bir soruya cevap arıyorsunuz: hangi eşya şu an kimin üzerinde. vRobot'un zimmet modülü bu soruyu kişi ekseninde tutar; teslim, devir, iade ve kayıp hareketlerini tarih ve onayla kaydeder, işten çıkışta kimde ne kaldığını çıkış anında önünüze koyar. Kurulum mevcut ERP'nizin yanına yapılır, yerine değil.
Tanıdık geldi mi?
- Personel geçen ay ayrıldı, şirket telefonu hâlâ teslim edilmemiş; kimde olduğunu bilen yok.
- Zimmet formları ıslak imzalı, klasörde duruyor; aradığımız formu bulmak yarım günümüzü alıyor.
- Aynı dizüstü bilgisayar iki kişinin listesinde görünüyor, hangisinin doğru olduğunu bilmiyoruz.
- Denetimde güncel zimmet listesi istendi, iki gün uğraşıp elle çıkardık.
İşin iç yüzü
Demirbaş takibi ile zimmet takibi aynı iş değil
Demirbaş takibi kıymetin peşinden gider: numarası, alış tarihi, amortismanı, nerede durduğu. Zimmet takibi ise kişinin peşinden gider: kim teslim aldı, kime devretti, üzerinde hâlâ ne var. Aynı dizüstü bilgisayar demirbaş listesinde tek satırdır ama zimmet tarafında üç kişilik bir geçmişi vardır. İki kaydı birbirine bağlıyoruz, ama karıştırmıyoruz; kıymet tarafını demirbaş modülü, sorumluluk tarafını zimmet modülü tutar.
Kayıt teslim anında değil, devir anında kırılır
Neredeyse her firmada ilk teslim düzgün yapılır; form doldurulur, imzalanır, klasöre kalkar. Sonra kişi vardiya değiştirir, telefonu arkadaşına bırakır, şef ayrılırken aletleri yerine gelene devreder ve bu hareketlerin hiçbiri yazılmaz. Klasördeki imzalı form altı ay sonra artık gerçeği göstermez. Bu yüzden sistemi teslim formu üretmek için değil, devir hareketini yakalamak için kuruyoruz.
Islak imza ortadan kalkmıyor, kaydın altına giriyor
Birçok firmanın iç yönetmeliği ıslak imzalı tutanak istiyor ve biz bunu ortadan kaldırmayı vaat etmiyoruz. Uygulama teslimi dijital onayla kaydeder, aynı kayıttan imzalanmaya hazır zimmet tutanağını PDF olarak üretir, imzalanan nüsha taranıp kaydın ekine bağlanır. Böylece hem aranabilir kayıt hem de imzalı belge aynı yerde durur; klasörle sistem birbirinden ayrı iki gerçek olmaktan çıkar.
Açık zimmet, çıkıştan sonra değil çıkış anında görünmeli
İşten ayrılan personelin telefonu, aracı veya anahtarı genelde çıkıştan haftalar sonra fark edilir; o noktada geri almak artık idari bir mesele değil, hatır meselesidir. İK'nın bizden en çok istediği çıktı bu yüzden liste değil, uyarıdır: çıkış işlemi başlatıldığında o kişinin açık zimmetleri ekrana düşsün. Personel çıkış formunu bu listeyle birlikte üretiyoruz.
Denetimde sorulan tek soru: bu liste güncel mi
Zimmet listesinin doğru olması yetmez, doğru olduğunun gösterilebilmesi gerekir. Her hareket kim yaptı, ne zaman yaptı, hangi onayla yaptı bilgisiyle yazılır ve geriye dönük değiştirilmez; bir hata varsa düzeltme yeni bir kayıt olarak düşer, eski satır silinmez. Denetçiye gösterdiğiniz şey böylece bir Excel dosyası değil, geçmişi olan bir kayıt olur.
Nasıl çalışıyoruz
Eşya kayda alınır
Zimmetlenecek her kalem için bir kart açılır: cinsi, markası, seri veya IMEI numarası, varsa demirbaş numarası ve mevcut durumu. Elinizde Excel listesi varsa bu adım aktarımla yapılır, tek tek girmezsiniz.
Teslim edilir ve onaylanır
Eşya kişiye zimmetlenir; personel kendi kullanıcısıyla telefonundan veya ortak ekrandan onay verir, onayın tarihi ve saati kaydın altında durur. Islak imza isteyen kurumlar için aynı ekrandan zimmet tutanağı çıktısı alınır.
Kişinin zimmet listesi oluşur
Her personelin üzerinde açık duran kalemler tek ekranda görülür; personel kendi listesini de görebilir. Listede kendisine ait olmadığını düşündüğü bir kalem varsa itiraz kaydı açar, itiraz idari işlere düşer ve sonuçlanana kadar kapanmaz.
Devir yazılır
Kişiden kişiye geçen eşya devir hareketiyle kaydedilir; devreden kişinin listesinden düşer, devralanın listesine yalnızca o onay verdikten sonra girer. Onaylanmayan kalem havada kalmaz, açık devir olarak ikisinin de ekranında görünür.
İade, kayıp ve hasar ayrı ayrı kaydedilir
Geri alınan eşya iade ile kapanır ve tekrar zimmetlenebilir duruma geçer. Kaybolan veya hasar gören kalem kapatılmaz, sebebi ve tarihiyle birlikte kayıt altına alınır; böylece sayımda eksik çıkan malzemenin ne olduğu sonradan tartışma konusu olmaz.
Çıkışta liste, soruda cevap
Personel çıkışında açık zimmet kontrol listesi otomatik üretilir; teslim alınmayan kalem varsa çıkış formu bunu gösterir. Yöneticinin ayrıca ekrana girmesi gerekmiyorsa, şirkete özel yapay zekâmız ATLAS aynı veriye bağlanır ve "şu kişide hangi zimmetler var" gibi sorular WhatsApp üzerinden sorulabilir. Bu ek bir imkândır, modülün çalışması buna bağlı değildir.
Kimler için
- Personeline telefon, dizüstü bilgisayar, araç, anahtar, el aleti veya koruyucu ekipman teslim eden üretim ve hizmet firmaları
- İdari işler ya da İK birimi zimmet formlarını klasörde tutan, çıkış süreçlerinde açık kalem kovalayan firmalar
- Şantiye, saha ekibi ya da vardiyalı çalışma sebebiyle eşyası sürekli el değiştiren organizasyonlar
- Logo, Netsis veya Dynamics NAV / Business Central kullanan, demirbaş numarası ERP'de duran ama kimde olduğu hiçbir yerde yazmayan firmalar
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Bordro, puantaj, izin ve özlük dosyası tutmuyoruz. Maaş ve kişisel özlük verisi bu modülün kapsamı dışındadır; sistemde personelin yalnızca zimmet ilişkisi bulunur.
- Donanım satmıyoruz. El terminali, barkod yazıcı ve RFID okuyucu satışı yapmıyoruz; mevcut cihazlarınızla çalışır, gerekiyorsa uygun modeli söyleriz ama tedarikini siz yaparsınız.
- ERP'nizi değiştirmiyoruz. Zimmet modülü mevcut ERP'nin yerine geçmez, onun görmediği saha hareketini kaydeder ve gerekli veriyi ERP tarafına aktarır.
- Tutanak metninizin hukuki geçerliliği hakkında görüş vermiyoruz. Şablonu ve metni siz belirlersiniz; biz o metni üretip kayıtla birlikte saklarız.
- İşe alım, performans ve eğitim takibi gibi genel İK modülleri yazmıyoruz. Bu sayfadaki iş, eşya ile kişi arasındaki sorumluluk kaydıyla sınırlıdır.
Sık sorulanlar
Dijital onay ıslak imza yerine geçer mi?
Sistem imzayı ortadan kaldırmaz. Teslim, personelin kendi kullanıcısıyla verdiği onayla kaydedilir; onayın kim tarafından, hangi tarih ve saatte verildiği kaydın altında durur ve sonradan değiştirilemez. Islak imza isteyen kurumlar için aynı kayıttan zimmet tutanağı PDF olarak çıkar, imzalanan nüsha taranıp kaydın ekine bağlanır. Bu onayın hukuken yeterli sayılıp sayılmayacağı sizin İK politikanız ve iç yönetmeliğinizle ilgili bir konudur; biz bu konuda hukuki görüş vermiyoruz.
Toplu zimmet devri yapılabilir mi?
Evet. Departman kapanması, şef değişimi veya bölüm birleştirmesi gibi durumlarda bir kişinin tüm açık zimmeti tek işlemle başka bir kişiye aktarılır. Aktarım tek satır olarak değil, her kalem ayrı satır olarak yazılır; devralan kişi listeyi görüp tek onayla kabul eder. Kabul etmediği kalemler kapanmaz, açık devir olarak her iki kişinin ekranında durmaya devam eder.
Ortak kullanılan eşyalar nasıl takip edilir?
Ortak alet, ölçüm cihazı, projeksiyon veya servis aracı gibi kalemler tek bir kişiye yazılmaz; bunlar için sorumlu tanımlanır ve sorumluluk o kişide kalır. Günlük kullanım ise alındı ve geri verildi hareketi olarak kaydedilir, yani o an kimin elinde olduğu görülür ama zimmet sorumlusu değişmez. Böylece paylaşılan ekipmanı takip etmek için her sabah zimmet devri yapmak zorunda kalmazsınız.
Eski zimmet kayıtlarımızı aktarabilir miyiz?
Aktarabilirsiniz. Elinizdeki Excel listeleri veya ERP'den alınan demirbaş dökümü sisteme yüklenir; ad-soyad ve eşya eşleşmesi otomatik denenir. Eşleşmeyen satırları sessizce tahmin edip yazmıyoruz, ayrı bir liste olarak size dönüyoruz ve siz onayladıktan sonra kayda geçiyor. Aktarımdan önce küçük bir örnek dosyayla deneme yapılır, sonuç doğruysa tamamı yüklenir.
Kaç kişilik bir ekip için mantıklı?
Dürüst cevabı şu: 20 kişinin altındaysanız ve tüm eşya tek ofisteyse iyi tutulan bir Excel dosyası işinizi görebilir, bunu söylemekten çekinmeyiz. 50 kişiden sonra, özellikle saha, şantiye veya vardiya varsa liste elle güncel tutulamıyor ve asıl kayıp devir hareketlerinde yaşanıyor. Biz 25 yıllık üretim ve ERP birikimi olan küçük, butik bir ekibiz; aynı anda az sayıda firmayla çalışıyor, kurulumu ve alışkanlık değişimini birebir yürütüyoruz.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →