Hazır ERP mi özel yazılım mı? Soru çoğu zaman yanlış kuruluyor
Hazır ERP mi özel yazılım mı sorusu ikisinden birini seçmek gibi görünür, oysa çoğu firmada doğru cevap üçüncü seçenektir. Bu sayfada üç yolu da tarafsız anlattık: hangisi ne zaman doğru, hangi maliyet kalemi tekliflerde görünmez, karar vermeden önce hangi soruları sormanız gerekir. Kendi çözümümüzü de bu tablonun içine koyduk, dışına değil.
Önce şunu netleştirin: sorun yazılımda mı, süreçte mi?
Yeni yazılım arayışının arkasında çoğu zaman yazılımdan bağımsız bir dert vardır. Karar vermeden önce hangisiyle uğraştığınızı ayırın.
- "Rapor alamıyoruz" deniyorsa: rapor yok mu, yoksa veri baştan eksik mi giriliyor? İkincisi yazılım değiştirmekle çözülmez.
- "Sistem yavaş" deniyorsa: program mı yavaş, yoksa onay zinciri mi uzun? Onay zinciri yeni programda da uzundur.
- "Kimse kullanmıyor" deniyorsa: ekran mı zor, yoksa kullanmanın kişiye faydası mı yok? İkincisiyse yeni program da kullanılmaz.
- "Excel'den kurtulamıyoruz" deniyorsa: burası gerçek bir yazılım açığıdır. Karar verilecek yer burasıdır.
Üç yol, dürüst karşılaştırma
1 · Hazır ERP
Ne zaman doğru: işleyişiniz standarda yakın, ağırlık muhasebe ve e-dönüşümde, mali müşavir belirli bir programa alışkın. Güçlü yanı: hızlı başlar, mevzuat güncellemesi hazır gelir, bilen personel bulunur. Zayıf yanı: kendi istisnalarınız girmez, değişiklik sürüm bekler.
2 · Sıfırdan özel ERP
Ne zaman doğru: işleyişiniz gerçekten sektör dışıysa ve mevcut hiçbir program yaklaşamıyorsa. Güçlü yanı: tam size göre. Zayıf yanı: muhasebe ve e-dönüşüm tarafını da baştan kurmak gerekir, bu emeğin çoğu zaten çözülmüş bir işi yeniden yapmaktır. Çoğu firmaya gerekmez.
3 · Hazır ERP + üstüne özel katman
Ne zaman doğru: muhasebe tarafınız yürüyor ama üretim, teklif, bakım, kalite veya puantaj tarafı eksik. Güçlü yanı: çalışan sistem bozulmaz, eksik hızlı kapanır, risk küçük parçalara bölünür. Zayıf yanı: iki tarafın konuşması düzgün kurulmazsa rakamlar çatallanır; mutabakat raporu şart.
Bizim yaptığımız
Üçüncü yol. Mevcut ERP'niz yerinde kalır. Biz eksik tarafı kurarız ve iki sistem arasındaki akışı yazılı hâle getiririz. Birinci yol size uyuyorsa bunu söyleriz; gereksiz iş almak iki tarafa da zarar.
Tekliflerde görünmeyen maliyet kalemleri
Karşılaştırma yaparken yalnız lisans bedeline bakılırsa tablo yanlış çıkar. Üç yıllık toplamı hesaplarken şu kalemleri de yazın.
- Yıllık bakım/güncelleme bedeli. Genellikle lisansın belirli bir yüzdesidir ve her yıl tekrar eder.
- Kullanıcı başına ek lisans. Büyüdükçe artar; depoya bir terminal daha koymak bile kaleme dönüşebilir.
- Danışman günlüğü. Kurulum sonrası her değişiklik için ayrıca faturalanır.
- Eksik ekran için özel geliştirme. Paket programda olmayan ekranın bedeli, çoğu zaman bütün projenin en pahalı kalemidir.
- Sürüm geçişi. Yazdırdığınız özel geliştirmeler her büyük sürümde yeniden test edilir, bazen yeniden yazılır.
- Excel'de geçen personel saati. Hiçbir teklifte görünmez ama en büyük kalem çoğu zaman budur. Bir kişinin ayda kaç saatini aldığını ölçün, yıllık maliyetle çarpın.
Karar verirken sorulacak altı soru
Hangi işlerimiz bugün Excel'de yaşıyor?
Listeyi çıkarın. Bu liste, hazır programın sizde neyi karşılamadığının tam envanteridir.
Bu Excel'leri kim taşıyor, ayrılırsa ne olur?
Cevap bir kişinin adıysa, orada yazılımdan önce bir süreklilik riski vardır.
Hangi rakama güvenmiyoruz ve neden?
Güvenilmeyen rakam genellikle iki ayrı yerde tutulan veridir. Nedeni bulunmadan program değiştirmek aynı sorunu yeni ekranda üretir.
İstediğimiz bir değişiklik kaç günde geliyor?
Mevcut tedarikçinize bu soruyu sorun ve cevabı yazılı isteyin. Yeni tedarikçiye de aynısını sorun.
Veri kimin, dışa aktarabiliyor muyuz?
Tam yedeği kendi başınıza alabiliyor musunuz? Cevap hayırsa, kimin elinde olduğunuzu bilin.
Üç yıl sonunda toplam ne ödemiş olacağız?
Lisans, bakım, kullanıcı artışı, danışmanlık ve özel geliştirme dahil. Üç seçenek için de aynı tabloyu doldurun; karar genellikle o tabloda netleşir.
Sık sorulanlar
Hazır ERP ne zaman doğru tercihtir?
İşleyişiniz sektörün standart akışına yakınsa, resmî muhasebe ve e-dönüşüm ağırlıklı bir ihtiyacınız varsa ve mali müşaviriniz belirli bir programa alışkınsa hazır ERP doğru tercihtir. Bu durumda özel yazılım yazdırmak parayı ve zamanı boşa harcamaktır. Standart olanı hazır alın.
Özel yazılım ne zaman gerekir?
İşinizi rakiplerinizden ayıran şey bir süreçse ve o süreç hazır programa girmiyorsa gerekir. Fason iş akışı, kendi parça numaralandırma düzeniniz, müşteriye özel teklif şablonunuz, sizin ölçtüğünüz kalite kriteri gibi. Bu işler Excel'de yaşıyorsa ve Excel'i taşıyan kişi izne çıkınca iş duruyorsa, karar verilmesi gereken yer orasıdır.
Üçüncü yol nedir?
Hazır ERP'yi yerinde bırakıp eksik tarafı onun yanına özel olarak kurmaktır. Muhasebe, cari, fatura ve resmî kayıt hazır programda döner; üretim takibi, teklif, bakım, kalite ya da puantaj yanına kurulur ve iki taraf birbirini besler. Çoğu orta ölçekli firmaya uyan yol budur, çünkü hem çalışan sistemi bozmaz hem de eksiği kapatır.
İki sistem birden kullanmak karışıklık yaratmaz mı?
Kullanıcı için tek ekran olması şartıyla yaratmaz. Aynı veriyi iki yere elle girmek karışıklıktır; bir yere girip diğerine otomatik akıtmak değildir. Aktarımın hangi veriyi hangi yönde taşıdığı baştan yazılı hâle getirilir, gün sonunda iki tarafı karşılaştıran bir mutabakat raporu kurulur. Tutmayan kayıt varsa listede görünür.
Özel yazılımın en büyük riski nedir?
Yazan tarafa bağımlı kalmak. Bunu azaltmanın yolu şudur: kaynak kodun ve verinin size ait olduğu sözleşmede yazsın, veritabanı kendi sunucunuzda dursun, tam yedeği istediğiniz an alabilin, kullanılan teknoloji piyasada yaygın olsun. Bu dördü sağlanıyorsa bağımlılık, hazır ERP bayisine olan bağımlılıktan fazla değildir.
Karar vermeden önce hangi soruları sormalıyız?
Şu altı soruyu yazılı sorun: hangi işlerimiz bugün Excel'de yaşıyor, bu Excel'leri kim taşıyor, o kişi işten ayrılırsa ne olur, hangi rakama güvenmiyoruz ve neden, isteyeceğimiz bir değişiklik kaç günde geliyor, üç yıl sonunda toplam ne ödemiş olacağız. Cevapları yan yana koyduğunuzda hangi yolun doğru olduğu genellikle kendiliğinden çıkar.
İlgili çözümler
Karar sizin, tablo bizden
Mevcut sisteminizi ve Excel listenizi konuşalım. Hazır program size yetiyorsa bunu da söyleriz. İlk görüşme için ücret almıyoruz.
Görüşme talebi bırakın