Demirbaş Takip Programı: sayımda her yıl eksik çıkıyor
Demirbaş takip programı arayan firmaların çoğunda asıl sorun yazılım eksikliği değil, iki ayrı listeyle yaşamaktır: muhasebedeki sabit kıymet kaydı ve idari işlerin Excel dosyası. vRobot bu ikisini yan yana koyar; her kıymete etiket, konum ve sorumlu bağlar, yıllık sayımı telefonla yaptırır, çıkan farkı nedeniyle birlikte kapatır. Donanım satmıyoruz; elinizdeki cihazlarla çalışırız.
Tanıdık geldi mi?
- Envanter listesindeki kalem sayısı ile sahada saydığımız tutmuyor; farkın nereden geldiğini kimse açıklayamıyor.
- Demirbaş numarası etiketten silinmiş; hangi masanın hangi kayıt olduğunu bakarak anlayamıyoruz.
- Aynı masa üç ayrı odada kayıtlı görünüyor; taşıyan kişi kimseye haber vermemiş.
- Muhasebenin sabit kıymet listesi ayrı, idari işlerin Excel dosyası ayrı; ikisi hiçbir zaman aynı sayıyı vermiyor.
İşin iç yüzü
Aktifleştirme tarihi ile eşyanın sahaya indiği gün aynı değil
Muhasebe faturayı esas alarak kaydı açar, eşya ise günler sonra bir odaya, bazen başka bir şubeye yerleşir. Kayıt doğrudur ama konum bilgisi hiç doğmamıştır; sayımda aranan şey ilk günden yanlış yerde aranır.
Toplu alım tek kalemde kaydediliyor
Yirmi sandalye tek satır olarak girildiğinde sahada yirmi fiziki nesne, kayıtta bir tane vardır. Sayımda üçü eksik çıktığında hangi üçü olduğu gösterilemez, fark da kapatılamaz.
Hurdaya ayrılan listeden düşmüyor
Kırılan ya da atılan eşya fiilen yoktur; ancak çıkış için muhasebe fişi gerektiğinden ve o fiş kesilmediğinden kayıt yaşamaya devam eder. Her sayımda aynı hayalet kalemler eksik çıkar, herkes de bunu bilir ama kimse kapatmaz.
Yer değişikliği hiç kaydedilmiyor
Depodan üretime, ofisten şubeye taşımalar sözlü yapılır; eşya kaybolmamıştır, sadece yeri değişmiştir. Kayıt bu hareketi göremediği için tutanağa kayıp yazılır ve gerçek kayıpla karışır.
Sorumlu kişi ile kıymet arasında bağ yok
Zimmet formu ıslak imzayla klasörde, envanter listesi Excel dosyasındadır; ikisi birbirine bakmaz. Personel işten ayrıldığında neyi teslim ettiği, neyi etmediği kimse tarafından güvenle söylenemez.
Nasıl çalışıyoruz
Mevcut listeyi olduğu gibi alırız
Kıymet kartları Excel dosyasından ya da ERP tarafındaki sabit kıymet kayıtlarından aktarılır; kod, ad, grup, alım tarihi ve tutar alanları korunur. Sıfırdan veri girişi yaptırmayız.
Her kıymete kalıcı bir kimlik veririz
Karekodun içinde kayıt numarası durur, etiket sizin yazıcınızdan basılır. Silinmiş eski numaralar bu aşamada bir kez yenilenir.
Konum, sorumlu ve durumu kartın üzerine bağlarız
Bina, kat, oda ve hat şeklinde bir konum ağacı kurulur; kullanımda, depoda, arızalı ve hurda gibi durumlar tanımlanır. Her değişiklik tarih ve kullanıcı izi bırakır.
Sayım turunu kapsam seçerek açarız
Şube, kat ya da sorumlu bazında açılan turda ekip telefonla oda oda gezip karekodu okutur. Sahada internet yoksa okumalar cihazda birikir, bağlantı gelince gönderilir.
Tur kapanınca fark raporu çıkar
Okunan, eksik ve beklenen yerde bulunmayan kalemler ayrı listelenir. Her fark bir nedenle kapatılır (yeri değişti, hurdaya ayrıldı, başka şubede bulundu, bulunamadı) ve verilen karar kayıtta durur.
Sonucu muhasebe tarafıyla karşılaştırırız
Hesap planınız ve resmî sabit kıymet kayıtlarınız sizde kalır; sistem fiziki envanteri onunla karşılaştırır ve farkı görünür hâle getirir. İsterseniz ATLAS'a WhatsApp üzerinden şu konumdaki kayıtlı varlıklar ya da geçen sayımda eksik çıkanlar diye sorabilirsiniz.
Kimler için
- Birden fazla bina, kat ya da şubede demirbaşı olan; envanteri idari işler veya kalite biriminin Excel dosyasında tutan firmalar.
- Yıl sonunda mali müşavirine ve denetime fiziki envanter listesi vermek zorunda olan mali işler ekipleri.
- Sahadaki el aleti, kalıp ve ölçü cihazı gibi taşınabilir kıymetleri hat ve kişi bazında izlemek isteyen üretim tesisleri.
- Personel giriş çıkışı sık olan, zimmet teslim ve iade sürecini kâğıttan çıkarmak isteyen insan kaynakları ile idari işler birimleri.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Donanım satmıyoruz. El terminali, karekod veya barkod yazıcı, RFID okuyucu tedariki bizim işimiz değil; elinizdekiyle çalışırız, gerekirse ihtiyacınıza uyan modeli söyleriz ama satışını yapmayız.
- Amortisman hesaplamıyoruz. Amortisman, yeniden değerleme ve kıymet çıkış fişi muhasebe programınızın alanıdır; biz o rakamları üretmeyiz.
- Muhasebe kaydınıza biz yazmayız. Fiziki sayımın sonucunu ve farkı raporlarız; kaydın düzeltilmesi kararı da fişi de mali işler biriminizde kalır.
- Ücretsiz sürüm ya da kendi kendine kurulan hazır paket sunmuyoruz. Kıymet listesinin aktarımı, konum ağacı ve etiket düzeni sizin yapınıza göre birlikte kurulur.
- Kaybı yazılım engellemez. Sistem eksiğin ne zaman, hangi konumda ve kimin sorumluluğunda oluştuğunu görünür kılar; kaybın azalması bundan sonraki disipline bağlıdır.
Sık sorulanlar
Etiket basmak için özel bir yazıcı almamız gerekir mi?
Zorunlu değil. Masa, dolap, ofis mobilyası gibi kuru ortamdaki kıymetler için ofisteki lazer yazıcıdan A4 etiket sayfasına basmak yeterli olur. Üretim sahası, yağlı yüzey veya açık alan söz konusuysa dayanıklı etiket gerekir ve orada termal transfer yazıcı işi kolaylaştırır. Yazıcıyı biz satmıyoruz; mevcut cihazınıza uygun etiket şablonunu hazırlarız.
Karekod mu kullanalım, RFID mi?
Karekod ucuzdur, hızlı kurulur ve her telefon okur; karşılığında kıymetin tek tek görülüp okutulması gerekir. RFID okuyucu odaya girdiğinde onlarca etiketi tek seferde okur, çok kalemli depo sayımında süreyi belirgin biçimde kısaltır; buna karşılık etiket ve okuyucu maliyeti yüksektir, metal yüzeyde özel etiket ister. Çoğu firma için doğru sıra karekodla başlamak, ihtiyacın net göründüğü bölümde RFID'ye geçmektir.
Mevcut listemizi Excel'den aktarabilir miyiz?
Evet, olağan başlangıç yolu budur. Kolonlar eşleştirilir (kod, ad, grup, konum, sorumlu, alım tarihi, tutar); aktarımdan önce mükerrer kayıt, boş konum ve sahipsiz kalem raporu çıkarılır, düzeltmeleri siz onaylarsınız. ERP tarafında sabit kıymet modülü kullanıyorsanız listeyi Excel yerine doğrudan oradan da çekebiliriz.
Birden fazla şubesi ve deposu olan firmada çalışır mı?
Evet. Konum ağacı bina, kat, oda ve hat olarak istediğiniz derinlikte kurulur; her şube kendi sayımını ayrı yürütürken merkez tüm şubelerin durumunu tek ekrandan görür. Şubeler arası devir çıkış ve giriş olarak iz bıraktığı için, eksik sanılan bir kıymetin başka şubeye taşındığı sayım kapanmadan görülür.
Amortisman hesabı da yapıyor mu?
Hayır, bunu bilerek yapmıyoruz. Amortisman ve resmî sabit kıymet kaydı muhasebe programınızın işidir; aynı rakam iki ayrı yerde hesaplanırsa er geç ayrışır ve hangisinin doğru olduğu tartışılır. vRobot fiziki tarafı tutar: hangi kıymet nerede, kimde ve hangi durumda. Karşılaştırma raporunda muhasebe listesi ile fiziki envanterin farkını görürsünüz, düzeltme kararı sizde kalır.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →