Tedarik Zinciri

Sipariş girildiği andan mal müşteriye ulaşana kadar geçen süreç, çoğu işletmede en az üç ayrı yerde takip edilir: ERP'de sipariş kaydı, Excel'de sevkiyat planı, WhatsApp'ta "yüklendi mi" mesajları. Üç yerde de farklı bilgi bulunur ve hangisinin doğru olduğu ancak telefonla teyit edilerek anlaşılır.

Tedarik Zinciri modülü bu üç kanalı tek akışta birleştirir. Sipariş onaylandığında sevkiyat planına düşer, depo hazırlık listesini görür, araç planlanır, yükleme yapılır ve irsaliye sistemden çıkar. Her aşamada belge otomatik oluşur; kimse elle Excel güncellemez.

Depo personeli elindeki el terminaliyle ürünü okutur. Seri ve lot bilgisi ürünle birlikte gelir, sevk edilen partinin hangi üretimden çıktığı kayıt altına alınır. Bir müşteri şikâyetinde "bu mal hangi partiden gitti" sorusu saniyeler içinde cevaplanır — bu, kalite denetimlerinde en çok istenen izlenebilirliktir.

Satış tarafı aynı ekrandan siparişin hangi aşamada olduğunu görür. Müşteri arayıp sorduğunda depoya telefon açmaya gerek kalmaz. Termin tarihi yaklaşan ve geciken siparişler ayrı renkte işaretlenir, böylece sorun büyümeden fark edilir.

ERP entegrasyonu sayesinde sevk edilen mal stoktan anında düşer ve faturalama süreci beklemeye girmez. Muhasebe, irsaliyesi kesilmiş ama faturalanmamış sevkiyatları tek listede görür — ay sonu kapanışında en çok zaman kaybettiren iş budur.

Asistan bu veriyi de okur. "Bu müşteriye bu ay ne gitti", "hangi siparişler gecikti", "yarın kaç araç çıkacak" gibi sorular WhatsApp'tan sorulup anında cevaplanabilir.

SATIN ALMA TARAFI: Modül yalnızca satışı değil, satın almayı da kapsar. Talep açılır, onay zincirinden geçer ve onaylandığında satın alma siparişine dönüşür. Her kullanıcının bir SATIN ALMA LİMİTİ vardır; limitin altındaki talebi kendi onayı geçerken, üstündeki talep otomatik olarak bir üst kademeye çıkar. Böylece "kim ne kadarlık alım yapabilir" sorusu sözlü mutabakat olmaktan çıkıp sistem kuralı hâline gelir.

ÇOK KADEMELİ ONAY: Onay zinciri tutara, departmana, ürün grubuna ve bütçe durumuna göre kurulur. Örneğin belirli bir tutara kadar birim sorumlusu, üstü fabrika müdürü, belirli bir eşiğin üstü genel müdür onayı ister. Onaylayan izindeyse vekâlet devreye girer, süreç beklemez. Her onay kim tarafından ne zaman verildiğiyle kayıt altına alınır — denetimde en çok sorulan kayıtlardan biri budur.

MOBİL TARAF: Onay bekleyen satın alma talepleri yöneticinin telefonuna bildirim olarak düşer. Talep, tutarı, bütçe durumu ve gerekçesiyle birlikte tek ekranda görünür; onay ya da ret tek dokunuşla verilir. Yönetici fabrikada değilken süreç durmaz — onayın telefonla aranarak alınması ve hiçbir yere kaydedilmemesi biter.

AKILLI TARAF: Asistan tedarikçi bazında gerçek teslim sürelerini öğrenir. Sipariş açılırken "bu tedarikçi bu kalemi ortalama 18 günde teslim ediyor, sözleşmedeki süre 10 gün" uyarısını verir ve termin riskini önceden söyler. Aynı şekilde açık siparişler içinde gecikme riski taşıyanları müşteri aramadan önce işaretler.