Gelen Giden Evrak Takip Programı: evrak kimin masasında bilinmiyor
Gelen giden evrak takip programı arayan firmaların çoğunda asıl sorun evrakın kaybolması değil, izinin kaybolmasıdır. Kâğıt masadan masaya gider; kim aldı, kim imzaladı, ne zaman devretti kayda geçmez. vRobot evrak modülü kaydı, havaleyi, cevap süresini ve arşivi tek yerde tutar. Kurulum sizin bugünkü evrak defterinizin ve numara serinizin üzerine yapılır, sıfırdan bir düzen dayatılmaz.
Tanıdık geldi mi?
- Gelen faturayı imzaya verdik, iki hafta sonra muhasebeden değil, üretimin masasından çıktı.
- Resmî yazıya on beş gün içinde cevap verecektik; süre kimsenin haberi olmadan geçti.
- Aynı evrak iki kez kaydedilmiş, iki ayrı numara almış; hangisi doğru bilmiyoruz.
- Arşivden tek bir belgeyi bulmak yarım günümüzü alıyor.
İşin iç yüzü
Evrak kaybolmuyor, teslim anı kayıtsız kalıyor
Kâğıt elden ele geçerken devir kaydı tutulmuyor; defterde yalnızca "geldi" satırı var, "şu an kimde" satırı yok. Biz ilk olarak şuna bakıyoruz: bir evrakın son üç sahibini kim, ne zaman, hangi kayıtla devraldı. Bu zincir yoksa aramanın başlayacağı bir nokta da yoktur.
Arama künyeden başlar, metin araması ikinci sıradadır
Taranan belgede metin araması basılı ve düzgün taranmış sayfalarda iyi sonuç verir; el yazısında ve silik faks çıktısında zayıflar. Bu yüzden asıl dayanak konu, tarih, gönderen, evrak numarası ve ilgili birim alanlarıdır. Künye doğru dolduğunda bir belgeyi bulma süresi yarım günden birkaç dakikaya iner.
Giden evrak, gelen evrakın aynası değildir
Gidende numara serisi, yazı şablonu ve gönderim kanalı (kargo, kurye, KEP, e-posta) ayrı yönetilir. Teslim kanıtının kargo takip numarası, imzalı teslim fişinin fotoğrafı ya da KEP delili evrakın künyesine bağlanmalıdır. Aksi hâlde "gönderdik" demek vardır ama gösterecek kayıt yoktur.
Her evrak herkese açık olamaz
Personel özlük yazışması, ihtarname, sözleşme ve fiyat teklifi aynı listede görünmemeli. Yetki tek tek kullanıcıya değil, evrak türü ve birim bazında verilir; gizli işaretli evrak yetkisi olmayan kişinin listesinde hiç çıkmaz. Kişisel veri içeren evraka kimin ne zaman baktığı ayrıca kayda geçer.
Kâğıt arşiv bir gecede kapanmaz
Dijital kayıtta klasör, raf ve kutu bilgisi de tutulur; aslına ihtiyaç duyulduğunda nereye gidileceği bellidir. Firmaların çoğu için doğru yol eski arşivi baştan taramak değil, bugünden itibaren düzenli kayda geçmek ve geçmişe yalnızca ihtiyaç duyuldukça dokunmaktır. Böylece düzen ilk haftadan kurulur, proje yıllara yayılmaz.
Nasıl çalışıyoruz
Kayıt
Evrak tarayıcıdan ya da telefon kamerasından alınır; PDF veya görsel dosya kaydın kendisine bağlanır. Belirlediğiniz bir e-posta kutusuna düşen ekler de aynı yere aktarılabilir.
Numara ve künye
Sistem sizin numara serinizden sıradaki evrak numarasını verir; konu, gönderen, tarih ve ilgili birim doldurulur. Gönderen ile belge tarihi eşleşirse mükerrer kayıt uyarısı çıkar.
Havale
Evrak bir kişiye veya birime havale edilir; devralan kişi ve saat kayda geçer. Zincir uzadığında (muhasebe, satın alma, genel müdürlük) her adım ayrı satır olarak görünür.
Süre ve hatırlatma
Cevap gerektiren evraka son tarih girilir; tarih yaklaştığında ilgilisine ve amirine hatırlatma gider. Süresi geçenler ayrı bir listede toplanır, kimsenin hafızasına kalmaz.
Kapanış ve arşiv
İş bittiğinde evrak kapatılır, varsa cevap yazısı aynı dosyaya bağlanır. Klasör, raf ve kutu bilgisi girilerek dijital kayıt ile fiziki asıl arasındaki köprü kurulur.
Rapor ve soru
Birim bazında açık evrak, bekleyen cevap ve gecikme listeleri alınabilir. ATLAS bağlıysa yönetici bu listeyi WhatsApp'tan sorup öğrenebilir; bu isteğe bağlı bir ektir, modülün çalışması buna bağlı değildir.
Kimler için
- Günde onlarca gelen evrak kaydeden, idari işler veya sekretarya birimi olan üretim firmaları
- Merkez ofisi ile fabrikası ayrı yerde olan, evrakı kurye ya da kargoyla taşıyan şirketler
- Gelen fatura, ihtarname ve resmî yazının onay dolaşımını takip etmek isteyen mali işler birimleri
- Denetim, müşteri ve tedarikçi yazışmasını dosya bazında saklamak zorunda olan kalite birimleri
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Resmî e-Yazışma standardı uyumu iddia etmiyoruz. Hedefimiz kurum içi gelen giden evrak takibidir; kamu kurumlarının EBYS'sinin yerine geçmez.
- KEP operatörü değiliz, e-imza satmıyoruz. Mevcut KEP hesabınızla gönderdiğiniz evrakın kaydını ve delil bilgisini tutarız, gönderimin kendisi sizin tarafınızda kalır.
- Tarayıcı, barkod yazıcı ya da başka donanım satmıyoruz. Mevcut tarayıcınızla ve telefon kamerasıyla çalışırız; uygun modeli sorarsanız söyleriz, satışını yapmayız.
- Eski kâğıt arşivinizi tarayıp dizinleme hizmeti vermiyoruz. Elinizde liste varsa aktarırız, ama tarama ayrı bir veri girişi işidir ve onu üstlenmiyoruz.
- Program bir takip ve arşiv kaydıdır; ıslak imzanın yerine geçtiği veya evraka hukuki geçerlilik kazandırdığı iddiasında değiliz.
Sık sorulanlar
Taranan belgeyi metin olarak arayabilir miyiz?
Basılı ve düzgün taranmış belgelerde metin araması çalışır. El yazısında, silik faks çıktısında ve eğri taranmış sayfalarda sonuç belirgin şekilde düşer; bunu baştan söylüyoruz. Bu yüzden konu, gönderen ve evrak numarası alanlarını doğru doldurmak metin aramasından daha güvenilir bir yoldur.
E-postadan gelen evrak otomatik kaydolur mu?
Belirlediğiniz bir kutuya, örneğin evrak@firmaniz.com adresine düşen e-postaların ekleri otomatik alınabilir. Ancak konu ve ilgili birim ataması insan onayı ister; aksi hâlde sistem reklam e-postalarını da evrak sanır. Pratikte kayıt taslak olarak hazır gelir, kaydı açan kişi bir bakışta onaylar.
Gizli evrakı sadece belirli kişiler görsün diyebilir miyiz?
Evet. Yetki evrak türü ve birim bazında verilir; gizli işaretli evrak, yetkisi olmayan kullanıcının listesinde hiç görünmez. Kimin hangi evraka ne zaman baktığı ayrıca kayıt altına alınır, böylece kişisel veri içeren yazışmalarda erişim geçmişi elinizde olur.
Mevcut arşivimizi aktarır mısınız?
Evrak defteriniz Excel'de veya başka bir programda tutuluyorsa kolonları eşleştirip aktarırız; bu genelde bir günlük bir iştir. Kâğıt arşivin taranması ayrı bir konu ve o hizmeti biz vermiyoruz. Çoğu firmaya önerimiz geçmişi olduğu yerde bırakıp yalnızca klasör ve raf bilgisiyle kaydetmek, yeni evrakı ilk günden düzgün girmektir.
Logo veya Netsis'teki faturayla eşleşir mi?
Gelen fatura evrakının künyesine ERP'deki fatura numarası bağlanabilir; muhasebedeki kayıt ile elinizdeki kâğıt aynı ekrandan görünür. Bağlantı Logo, Netsis ve Dynamics NAV/Business Central için kurulabilir. Bu, evrak modülünün ERP'nin yerini aldığı anlamına gelmez; iki kayıt birbirine bağlanır, o kadar.
Sadece evrak modülünü alabilir miyiz?
Evet. vRobot modüler bir platformdur; depo sayımı, demirbaş veya bakım modüllerini almadan yalnızca evrak takibini kullanabilirsiniz. Sonradan ihtiyaç doğarsa yeni modül aynı kullanıcı ve yetki yapısının üzerine eklenir, baştan kurulum gerekmez.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →