e-Fatura ve e-İrsaliye entegrasyonu nasıl çalışır?
e-Fatura ve e-İrsaliye, ERP'nizin ürettiği belgenin bir entegratör üzerinden GİB'e iletilmesi ve karşı tarafa ulaştırılmasıdır. Üç temel yöntem vardır: portal (az sayıda belge), özel entegratör (en yaygın) ve doğrudan entegrasyon (yüksek hacim). Sahada en çok sorun, belgenin ERP'de doğru oluşmasında değil, sevkiyat anı ile irsaliye anının birbirini tutmamasında çıkıyor.
Üç yöntem ve kimin için uygun olduğu
Belge hacminiz ve ERP'nizin imkânları, hangi yöntemin uygun olduğunu belirler.
| Yöntem | Kimin için | Not |
|---|---|---|
| Portal | Ayda az sayıda belge kesen | ERP ile bağlantı yok, elle giriş |
| Özel entegratör | Çoğu KOBİ ve orta ölçekli firma | ERP'den otomatik gönderim, arşiv entegratörde |
| Doğrudan entegrasyon | Çok yüksek hacimli firmalar | Kendi altyapı ve uyum sorumluluğunuz |
Sevkiyat ile e-irsaliyeyi aynı anda tutmak
e-İrsaliyede en sık yaşanan sorun teknik değil, operasyoneldir: mal kapıdan çıkar, irsaliye biraz sonra kesilir. Araç yolda, belge henüz iletilmemiştir.
Doğru kurgu, sevkiyat kaydının irsaliyeyi tetiklemesidir: sevk edilecek kalemler depoda okutulur, sevkiyat kapatıldığı anda belge oluşur ve iletilir. Böylece araç çıkmadan belge hazır olur.
Bu aynı zamanda yanlış sevkiyatı da azaltıyor: okutulmayan kalem belgeye girmez, eksik yükleme yüklemeden önce fark edilir.
Sık yaşanan sorunlar
e-Dönüşüm tarafında karşılaştığımız tıkanmaların çoğu birkaç başlıkta toplanıyor.
- Mükellefiyet kontrolü: Karşı taraf e-fatura mükellefi mi, e-arşiv mi gerekiyor? Kontrol otomatik yapılmalı, elle takip edilemez.
- Birim ve GTİP: Zorunlu alanlar eksikse belge reddedilir; malzeme kartlarında bu alanların dolu olması gerekir.
- İade ve iptal süreçleri: Süreler sınırlıdır, kaçırılırsa düzeltme muhasebe tarafında ek işlem gerektirir.
- Arşiv erişimi: Entegratör değiştirildiğinde eski belgelere nasıl ulaşılacağı sözleşmede yazılı olmalı.
Entegratör seçerken sorulacaklar
Entegratörler arasında fiyat farkı görünür, ama asıl fark hizmet tarafındadır. Seçmeden önce şunları yazılı sorun:
- Bizim ERP'mizle hazır entegrasyonunuz var mı, referans firma verebilir misiniz?
- Belge reddedildiğinde uyarı nasıl geliyor, kime gidiyor?
- Arşiv ne kadar süre saklanıyor, sözleşme biterse belgelerimizi nasıl alırız?
- Yoğun dönemde (ay sonu) iletim süresi ne oluyor?
- Destek saatleriniz ne, akşam sevkiyatında kime ulaşırız?
Peki vRobot bunu nasıl yapıyor?
e-Dönüşüm tarafı genelde ERP'niz ve entegratörünüz arasında yürür; biz bu akışa müdahale etmeyiz. Bizim durduğumuz yer sevkiyat tarafıdır: depoda okutma ile sevkiyatın kapanması, belgenin doğru kalemlerle oluşmasını sağlar.
Sevk edilen ile faturalanan arasındaki farkları da günlük karşılaştırmaya dahil ederiz; fark varsa ertesi gün görürsünüz, ay sonunda değil.
Sık sorulanlar
Entegratörümüzü değiştirmek istersek veri kaybı olur mu?
Sözleşmede arşiv devri yazılıysa olmaz. Yazılı değilse geçmiş belgelere erişim sorun olabilir; değişiklik öncesi bunu netleştirin.
ERP'miz e-fatura desteklemiyor, ne yapmalıyız?
Entegratörlerin çoğu ERP'den bağımsız çalışan arayüzler sunuyor. Yine de uzun vadede ERP tarafında desteklenmesi, elle girişten kurtarır.
e-İrsaliye zorunlu mu?
Zorunluluk kapsamı ciro ve sektöre göre belirleniyor ve zaman içinde genişliyor. Güncel durumu mali müşavirinizle teyit etmek gerekir.
Bunu okuyanlar şunu da sordu
Bu soruyu sizin işiniz üzerinden konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir, bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabileni ve yapılamayanı açıkça söyleriz.