Sevkiyat takibi nasıl yapılır, eksik ve yanlış sevk nasıl önlenir?
Eksik ve yanlış sevkiyatın önüne geçmenin tek pratik yolu, yükleme sırasında okutmayapmaktır. Toplama listesi sisteme düşer, her kalem yüklenirken okutulur, okutulmayan kalem sevkiyatı kapatmaz. Bu kurgu kurulduğunda hem eksik yükleme araç çıkmadan fark edilir hem de irsaliye gerçekten yüklenen kalemlerle oluşur.
Toplama listesinden başlayın
Sevkiyat, depo görevlisinin eline verilen listeyle başlar. Liste elle yazılmışsa ya da sistemden kopyalanmışsa, ilk hata burada oluşur.
Doğru kurgu, toplama listesinin siparişten otomatik oluşmasıdır: hangi kalem, kaç adet, hangi adresten alınacak. Adres bilgisi listede varsa toplama süresi belirgin biçimde kısalıyor.
- Liste siparişten otomatik oluşsun
- Her kalemin depo adresi yazsın
- Kısmi sevkiyat destekleniyorsa listede görünsün
- Toplama sırası, depo yerleşimine göre sıralansın
Okutmalı yükleme
Yükleme sırasında her kalemin okutulması, eksik ve yanlış sevkin önündeki en etkili engel. Okutulmayan kalem sevkiyatı kapatmaz; fazla okutulan kalem uyarı verir.
Bunun ikinci faydası, irsaliyenin gerçekten yüklenen kalemlerle oluşmasıdır. Kâğıt üzerinden kesilen irsaliyelerde, sevk edilen ile faturalanan arasındaki farklar ay sonunda ortaya çıkıyor ve düzeltmesi zor oluyor.
Yanlış sevkin gerçek maliyeti
Yanlış giden bir sevkiyatın maliyeti, ürünün bedeliyle sınırlı değil: geri nakliye, yeniden hazırlık, müşteri nezdinde güven kaybı ve bazen ceza.
Bu yüzden sevkiyat kontrolüne ayrılan birkaç dakika, neredeyse her zaman kendini çıkarıyor. Okutma adımı toplama süresini biraz uzatır ama hata maliyetini ortadan kaldırır.
| Hata | Görünen maliyet | Gerçek maliyet |
|---|---|---|
| Eksik sevk | Kalan kalemin nakliyesi | Müşteri hattı durur, güven kaybı |
| Fazla sevk | Geri alım | Stok karışıklığı, cari düzeltme |
| Yanlış ürün | İki yönlü nakliye | Müşteride hatalı kullanım riski |
| Belge uyumsuzluğu | Düzeltme işlemi | Mutabakat ve denetim sorunu |
Sevkiyat sonrası takip
Araç çıktıktan sonra da takibin sürmesi, özellikle uzak müşterilerde ve ihracatta önemli. Teslim edildi bilgisi sisteme düştüğünde, tahsilat ve kapanış süreçleri de tetiklenebiliyor.
Basit bir çözüm, teslim onayının mobil olarak alınması: şoför ya da müşteri teslim alındı bilgisini işaretler, gerekirse imza ya da fotoğraf eklenir.
Peki vRobot bunu nasıl yapıyor?
Sevkiyatı okutmaya bağlı kurarız: toplama listesi siparişten oluşur, yükleme sırasında her kalem okutulur, okutulmayan kalem sevkiyatı kapatmaz.
Sevk edilen ile faturalanan arasındaki farkları günlük karşılaştırmaya dahil ederiz; fark varsa ertesi gün görürsünüz, ay sonunda değil.
Sık sorulanlar
Küçük ve çok sayıda kalem gönderiyoruz, okutma yavaşlatmaz mı?
Koli bazında okutma yapılabilir: koli içeriği sistemde tanımlıysa tek okutma yeterli olur. Bu, hızı düşürmeden kontrolü sağlıyor.
Şoförlerimiz akıllı telefon kullanmıyor, teslim onayı nasıl alınır?
Teslim onayı müşteri tarafından da verilebilir ya da dönüşte toplu girilebilir. Anlık takip şart değilse basit yöntem de iş görür.
İhracat sevkiyatlarında ek olarak ne gerekir?
Gümrük ve taşıma belgelerinin sevkiyat kaydıyla eşleşmesi gerekir. Belgelerin sevkiyata bağlı tutulması, sonradan evrak arama işini ortadan kaldırıyor.
Bunu okuyanlar şunu da sordu
Bu soruyu sizin işiniz üzerinden konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir, bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabileni ve yapılamayanı açıkça söyleriz.