Demirbaş ve zimmet takibi nasıl yapılır?
Demirbaş takibinin üç ayağı vardır: her varlığın etiketli olması, kime zimmetlendiğinin imzalı kaydı ve dönemsel sayım. Etiket olmadan sayım yapılamaz, zimmet kaydı olmadan sorumluluk belirlenemez. RFID, demirbaş sayımını günlerden saatlere indirdiği için bu alanda maliyetini en hızlı çıkaran teknolojidir.
Etiketleme olmadan takip olmaz
Demirbaş listesi Excel'de duruyor ama varlıkların üzerinde numara yoksa, sayımda hangi bilgisayarın hangi kayıt olduğu anlaşılmaz. Listeyle gerçek arasındaki bağ ancak etiketle kurulur.
Etiket seçiminde ortam belirleyici: ofis ortamında basit yapışkan etiket yeterli, üretim sahasında dayanıklı (metal ya da endüstriyel) etiket gerekir. Sık sayım yapılan kalemlerde RFID değerlendirilebilir.
Zimmet süreci
Zimmet kaydı, varlığın kimde olduğunu ve ne zaman teslim edildiğini gösterir. Bu kaydın imzalı olması hem sorumluluk hem de ayrılış süreçleri açısından önemli.
Dijital zimmette imza, mobil cihazdan alınabilir. Teslim edilen varlığın fotoğrafı da kayda eklendiğinde, teslim anındaki durumu belgelenmiş olur — iade sırasındaki tartışmaların çoğu böylece bitiyor.
- Kim, hangi varlık, hangi tarihte teslim aldı
- Teslim anındaki durum (fotoğraf, not)
- İmza (ıslak ya da dijital)
- İade tarihi ve iade durumu
- Arıza / hasar kaydı
Dönemsel sayım
Demirbaş sayımı çoğu firmada yılda bir yapılır ve günler sürer. Sebebi, her varlığın tek tek bulunup listeyle eşleştirilmesi.
Barkod/karekot ile bu süre belirgin biçimde kısalır. RFID kullanıldığında ise bir odaya girip okuyucuyu gezdirmek yeterli olabiliyor; içerideki etiketli varlıklar toplu olarak okunuyor.
Sayım sonucunda bulunamayan varlıklar için kayıp kaydı açılır ve sorumlusu üzerinden takip edilir.
İşten ayrılışta zimmet iadesi
Zimmet takibinin en çok işe yaradığı an, bir çalışanın ayrılışı. Elinde ne olduğu sistemde görünüyorsa iade listesi otomatik çıkar.
Bu listenin İK çıkış sürecine bağlı olması en sağlıklısı: zimmetler iade edilmeden çıkış işlemi tamamlanmaz. Böylece kayıp varlık sorunu büyük ölçüde bitiyor.
Peki vRobot bunu nasıl yapıyor?
Demirbaş ve zimmet tarafında etiketleme düzenini, zimmet formunu ve sayım akışını birlikte kurarız. İmza mobil cihazdan alınabilir, teslim fotoğrafı kayda eklenir.
Etiket ve cihaz satmıyoruz; ortamınıza uygun etiket tipini söyler, mevcut cihazlarınızla çalışırız. RFID'yi yalnızca gerçekten maliyetini çıkaracağı yerlerde öneririz.
Sık sorulanlar
Kaç demirbaştan sonra sistem gerekir?
Sayı değil takip zorluğu belirleyici. Varlıklar farklı binalara dağıldıysa ya da sık el değiştiriyorsa, az sayıda varlıkta bile sistem işe yarıyor.
Kiralık ve leasing varlıklar nasıl izlenir?
Ayrı kategori olarak izlenir; sözleşme bitiş tarihleri hatırlatma olarak kurulur. İade tarihi yaklaşan varlıklar önceden uyarı verir.
Sayımda bulunamayan varlık için ne yapılır?
Kayıp kaydı açılır, son zimmet sahibi üzerinden araştırılır. Bulunamazsa kayıttan düşüş işlemi muhasebe ile birlikte yapılır.
Bunu okuyanlar şunu da sordu
Bu soruyu sizin işiniz üzerinden konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir, bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabileni ve yapılamayanı açıkça söyleriz.