Tedarikçi Değerlendirme Formu: hazır şablon ve puanlama mantığı
Tedarikçi değerlendirme formu arayan çoğu kişi aslında yazılım aramıyor; denetime yetiştirmesi gereken bir belge arıyor. Bu sayfanın en üstünde kullanılabilir haliyle bir şablon var: kriter listesi, ağırlıklar ve doldurulmuş bir puanlama örneği. Excel ve PDF olarak, adresinizi bıraktığınızda e-posta ile gönderiyoruz. Kırpılmış tanıtım sürümü değil. Altında da formun nerede yetersiz kaldığını anlatıyoruz.
Tanıdık geldi mi?
- Denetim önümüzdeki hafta, elimizde tedarikçi değerlendirme kaydı yok.
- Formu geçen yıl doldurup dosyaya koyduk; o günden beri kimse açmadı.
- Puanı satın alma veriyor, kalite itiraz ediyor; rakamın nereden geldiği kimsenin elinde değil.
- Ret oranını soruyorlar, ben de aklımdaki bir sayıyı yazıyorum.
İşin iç yüzü
Kalite ve termin: sayıyla ölçülen iki kriter
Değerlendirmenin gövdesini bu iki başlık taşır, çünkü ikisi de yorum gerektirmez. Kalite tarafında ölçüt ret oranıdır: dönem içinde gelen parti sayısına karşı reddedilen parti, ya da giren adede karşı ret adedi. Termin tarafında ölçüt, siparişte söz verilen tarih ile irsaliye tarihi arasındaki gün farkıdır; kısmi teslimatlarda son parti esas alınmazsa geç kalan sipariş erken görünür.
Fiyat, ödeme ve iletişim: yorumun karıştığı kriterler
Fiyatı tek başına puanlamak yanıltır; anlamlı olan, teklif ile fatura arasındaki sapma ve vade koşullarının dönem içinde değişip değişmediğidir. İletişim başlığını "ilgili mi" diye sormak yerine tek bir sayıya bağlayın: bir uygunsuzluk bildirdiğinizde düzeltici faaliyetin kapanması kaç gün sürüyor. Bu iki başlıkta puanı yine bir insan verir, ama gerekçesi kayıtta kalır.
Belge uygunluğu: takvimi olan tek kriter
Kalite belgesi, analiz sertifikası, güvenlik bilgi formu, gerekiyorsa taşıma ve çevre izinleri. Buradaki iş puanlamaktan çok takip etmektir; belgenin geçerlilik tarihi geçmişse tedarikçi ne kadar iyi çalışırsa çalışsın denetimde açık verirsiniz. Şablonda bu kriter için ayrı bir sekme var: belge adı, veriliş ve bitiş tarihi, hatırlatma.
Ağırlık, eşik ve A/B/C sınıflandırma
Kriterler eşit ağırlıkta olmaz. Şablondaki örnek dağılım — kalite 40, termin 30, fiyat ve ödeme 15, iletişim 10, belge 5 — kurgusaldır, kendi işinize göre değiştirmeniz beklenir; ambalajda termin, kimyasalda kalite öne çıkar. Ağırlıklı puan 100 üzerinden hesaplanır ve bir eşik konur: örneğin 85 üstü A, 70-85 arası B, altı C. C sınıfı için ne yapılacağı formda yazılı olmalı — düzeltici faaliyet mi, alternatif tedarikçi arayışı mı. Yeniden değerlendirme çoğu firmada yılda bir yapılır; A dışındaki tedarikçilerde altı ay daha gerçekçidir.
Formun sınırı
Form bir kez doldurulur ve dosyaya girer. Değerlendirmenin işe yaraması içinse ret oranı ve termin verisinin her ay kendiliğinden gelmesi gerekir. Yılda bir kez, denetimden önceki hafta hatırlanarak doldurulan form tedarikçi hakkında değil, o gün formu dolduran kişinin hafızası hakkında bilgi verir. Şablonu yine de indirin; aşağıdaki adımlar, üç ay sonra "bu sayıları nereden bulacağım" dediğinizde okunmak için.
Nasıl çalışıyoruz
Şablonu alın
Sayfanın üstündeki formda e-posta adresinizi bırakın; tedarikçi değerlendirme formunu Excel ve PDF olarak, kriter listesi ve doldurulmuş bir örnekle birlikte gönderiyoruz. Dosya kilitli değil, olduğu gibi kullanılabilir.
Kriterleri kendinize uydurun
Ağırlıkları ve eşiği değiştirin, işinize uymayan kriteri silin. Bir kriteri hangi kayıttan ölçeceğinizi bilmiyorsanız o kriteri baştan çıkarın; ölçülemeyen başlık formu şişirir, puanı da bozar.
Üç ay elle doldurun
Yazılım konuşmadan önce kriterlerin işe yarayıp yaramadığı böyle görülür. Bu üç ayda hangi sayıyı bulmakta zorlandığınızı not edin; sistem tartışmasının gerçek gündemi o listedir.
Veriyi kaynağından bağlayalım
Termin ve fiyat verisi çoğu firmada ERP'de zaten var; Logo, Netsis ve Dynamics NAV/Business Central tarafında sipariş, irsaliye ve fatura kayıtlarını okuruz. Eksik olan genelde giriş kalite kaydıdır: gelen parti, kontrol eden kişi, ret adedi ve nedeni vRobot'un ilgili modülünde tutulur, puan bu kayıttan beslenir.
Eşik altına uyarı, denetime kanıt
Puan kendiliğinden hesaplanınca eşiğin altına düşen tedarikçi satın almaya bildirilir ve düzeltici faaliyet açılır. Dönem sonunda değerlendirme kaydı, hangi puanın hangi irsaliye ve ret kaydından geldiğini gösteren dökümüyle çıkar; denetçinin "bu puanı nasıl buldunuz" sorusunun cevabı odur.
Yönetici tarafı
Dönem özeti e-posta ile gider. İsteyen firmalarda ATLAS — Köklüce'nin şirkete özel yapay zekâsı — bu veriye de bağlanır, "geçen ay en çok geciken üç tedarikçi" gibi soruları WhatsApp'tan cevaplar. Bu bir ek imkândır, işin merkezi değil.
Kimler için
- ISO 9001 denetimine hazırlanan ve tedarikçi değerlendirme kaydını yetiştirmesi gereken kalite sorumluları.
- Tedarikçi sayısı artmış, kimin iyi çalıştığını hisle değil kayıtla konuşmak isteyen satın alma birimleri.
- ERP'si olan ama giriş kalite kontrol kaydını hâlâ Excel'de ya da defterde tutan üretim firmaları.
- Tedarikçi kaynaklı gecikmenin ve firenin maliyetini görmek isteyen işletme ve mali işler yöneticileri.
Kapsam dışı — yapmadıklarımız
Ne yaptığımız kadar ne yapmadığımız da önemli. Bu sayfadaki iş için aşağıdakileri üstlenmiyoruz:
- Donanım satmıyoruz. El terminali, barkod yazıcı, RFID okuyucu bizden alınmaz; mevcut cihazlarınızla çalışırız, gerekirse uygun modeli söyleriz ama satışını yapmayız.
- ISO danışmanlığı yapmıyoruz. Prosedürünüzü yazmak, denetçiyle görüşmek, belgelendirme sürecini yürütmek bizim işimiz değil.
- Tedarikçinizi biz denetlemiyoruz ve puanı biz vermiyoruz. Saha denetimi, numune analizi, tedarikçi araştırması hizmetimiz yok; sistem sizin verdiğiniz puanı ve kendi kayıtlarınızdan gelen sayıyı taşır.
- ERP'nizi değiştirmeye çalışmıyoruz. Logo, Netsis ya da NAV yerinde kalır; biz onun görmediği saha kaydını tutar, veriyi ona doğru şekilde akıtırız.
- Şablonu indirdiniz diye peşinize düşmüyoruz. Adresiniz üçüncü kişilerle paylaşılmaz; yazılım tarafını konuşmak isterseniz siz yazarsınız.
Sık sorulanlar
Formu kendi logomuzla kullanabilir miyiz?
Evet. Excel dosyası kilitli değil; logonuzu koyabilir, kriterleri ve ağırlıkları değiştirebilir, doküman numarası ile revizyon alanını kendi kalite sisteminize göre doldurabilirsiniz. Kaynak göstermeniz gerekmiyor, ücret de yok.
Bu form ISO denetiminde geçerli sayılır mı?
Dürüst cevap: form tek başına bir şey kanıtlamaz, çünkü o bir şablondur. Denetçi belgenin düzgünlüğüne değil sürece bakar — kriterleri kim belirledi, puanı kim verdi, düşük puanlı tedarikçi için ne yapıldı, geçen dönemin kaydı nerede. Şablon bu soruların cevabını düzenli tutmanız için bir çerçeve verir; süreci işleten sizsiniz.
Puanı kim verir?
Ölçülen kısmı kimse vermez, kayıttan gelir: ret oranı ve termin sapması hesaplanır. Fiyat, iletişim ve belge tarafında puanı satın alma ile kalite birlikte verir; tek kişinin verdiği puan hem denetimde hem şirket içinde tartışmalı olur. Şablonda puanı veren ve onaylayan için ayrı alan bulunur.
Mevcut ERP'mizden veri çeker mi?
Logo, Netsis ve Dynamics NAV/Business Central kullanan firmalarda sipariş, irsaliye ve fatura tarafını okuyabiliyoruz; başlamadan önce hangi alanların gerçekten dolu olduğuna birlikte bakarız. Ret oranı çoğu kurulumda ERP'de tutulmaz, o kaydı vRobot tarafında açarız. Başka bir ERP kullanıyorsanız önce veriye erişilip erişilemediğine bakar, sonuç olumsuzsa açıkça söyleriz.
Şablonu alıp yazılıma hiç geçmesek olur mu?
Olur, bir sıkıntı çıkmaz. Şablon karşılıksız ve eksiksizdir; bazı firmalar için elle doldurulan form yıllarca yeter. Yazılım tarafı, ölçmek istediğiniz sayıyı her ay elle toplamanın zaman almaya başladığı noktada anlamlı olur.
İlgili sayfalar
Önce bir konuşalım
Keşif görüşmesi ücretsizdir ve bir şey satın almanızı gerektirmez. Mevcut durumunuzu dinler, yapılabilecekleri açıkça söyleriz.
Görüşme talebi bırakın →